Zer egin beharko luke (eta ez lukeen) langilearen pertsonaleko fitxategi batean jartzen?
Beste batzuetan, sarbidea HR langileei mugatuta dago eta langileek beren erregistroetara sarbidea eska dezakete . Abokatuek ere eska diezaiekete auzitegiko langileen erregistroen eta Enplegu Opportunity Equal Employment Commission (EEOC) kexa.
Langile ohiek langileen erregistroen kopia ere eska dezakete.
Zure langileen erregistroen erabilerarako potentzial potentzial eta potentzial hauei esker, enplegatzaile batek zaindu behar du langile enpleguaren historiako datu objektibo eta faktualak mantentzea zure langileen erregistroan. Hortaz, zure erakundearen pertsonal erregistroan gordetzen duzun dokumentazioari jarraibide orokorrak aplikatu.
Langileen arduradunaren edukiaren inguruko jarraibide orokorrak
- Langileen erregistroen informazioa izan behar da. Gainbegiralea edo Giza Baliabideko langileen iritziak. ausazko oharrak; esamesak; zurrumurru gabeko zurrumurruak; Galderak, txostenak edo tattletale salaketak esploratu gabeko beste langile batzuei; ez dira lortu, ikertu eta ondorioztatu diren alegazioak; eta beste faktore ezezaguneko informazioa, iruzkinak edo oharrak langile baten fitxategi pertsonaletik kanpo geratu behar dira.
Iruzkina iraingarriaren adibide txarrena HR kudeatzaile batek langile-erregistroan sartutakoa aurkitu zuen, kontratazio-kudeatzailearen elkarrizketaren oharrak biltzen ditu. Esan zuen: "Seguru aski gantz eskailerak gora eta behera behar den bezala". Imajinatu langilea, abokatua, eta baita etorkizuneko langileek eta jarraitzaileek hala nola iruzkinak irakurtzea ere.
Beste enpresa batean, zuzendariak ezjakin gabeko oharrak aurkitu zituen kudeatzaileek eta beste batzuek langile horien fitxategietan jartzen zituztela, esate baterako: "Mary haserretu egin zen ez baitzuen gorabeherarik lortu, eta bere lana moteldu zuen bere zuzendaritzara". Ikusi arazoa?
- Langileen erregistroak arretaz esleitu behar zaizkio fitxategien kokapen egokiei. Zure konpainiaren langileen erregistroak protokolo bat zehaztea, lege estatalean eta federaletan , hala nola, Osasun Aseguruaren Portaera eta Kontu Auzitegirako (HIPAA) 1996 Legeak , eta enplegatzaileen jardunbide onenak.
Ondoren, protokoloarekin itsatsi. Ez duzu ausazko medikuaren aitzakiak aurkitu behar, langile fitxategian sartzen direnean mediku fitxategi batean sartzen direnean. Gainera, zerga-fitxategian langileen sustapenaren arrazoia eta justifikazioa nahi al duzu?
Ez duzu nahi kontratazio-erabaki baten erregistroak, atzeko planoko egiaztapena edo oharrak ere, langile ohiekin lehen enpresaburuen eztabaidetatik.
- Gainbegiratzaileek, kudeatzaileek eta langileek erregistroan dokumentazioa jartzen duten beste langileek behar bezala idazteko dokumentazioa prestatu behar dute. Langile baten harremana langilearen erabateko kaleratzea izan ezean, zure langileek ez dute irabazi saririk, baizik eta antzeko trebeziak idazteko baimenik gabeko arduradunak izan dira.
Better oraindik, fitxategiak sarbidea mugatu zure HR langileek duten pertsonen erregistroak erantzule eta daki zer egin behar da, eta ez litzateke langile fitxategi batean jarri behar. - Orokorrean pertsonen erregistroetan jarri duzun informazioa langilearen enpleguaren historiako alderdi positiboak eta negatiboak bil ditzan. Sarritan, langileen erregistroak agerraldi negatibo guztiak azpimarratzen ditu eta osagai positiboak galdu.
- Kontrolatzaileen ohar pertsonalen arteko ezberdintasuna aitortzen du bere langileei eta enpresako langileen erregistro ofizialei buruz. Eragiketaren hobekuntzari , proiektuei eta helburuei jarraipena egiteko erabiltzen diren gainbegiratzeen oharrak, eta igoerak eta errendimenduaren garapen planak zehatz-mehatz zehaztea, adibidez, ikuskatzaileen fitxategi pribatuan daude, ez konpainiaren langileen erregistro ofizialetan.
Kontu-hartzaileek oharrak nola hartu eta dokumentazioan beren kudeaketa-fitxategian nola gorde behar duten jakitea ere. Iradokizunen irizpide berberak, ez iritziak eta adibide espezifikoak, oharrak ez direnak, ohar pribatuei aplikatuko zaizkie.
Kontrolatzailearen ohar pribatuak eskaera baten instantzia batean deuseztatu ahal izango dira, beraz, kontu handiz gomendatzen da ohar pribatuetarako ere. Ez da gomendatzen arduradunen praktika kudeatzaileen artxibo ofizialeko fitxategi ofizialen kopiak gordetzea.
- Dokumentazioa eta elkarrizketa-oharrak kontratatzeko aukera ematen du. Praktika onak fitxategian gorde behar dira, betetako posizio bakoitzerako, erreferentziako txostenetara bidalitako lanpostutik betetako dokumentazio guztia biltzen du. Eskatzaileen curriculumak, azaleko gutunak eta eskabideak fitxategi horretan daude, kontratatutako langilearen eskaera pertsonalizatutako langileari fitxategira eraman beharko zenik.
Fitxategi honek zerrendatzen ditu zerrenda ofizialak eta langile potentzialen kualifikazioen araberako ordezkapen ezegonkorra eta hautagairik kualifikatuena kontratatzeko erabakia onartzen du. Kontratazio-kudeatzailearen iritziak eta oharrak ez dira fitxategian sartzen. Giza Baliabideek ohar hauek jaso ditzakete enpleguaren inguruko dokumentazio osoa mantentzeko, baina ez dute langileen erregistroan sartzen.
- Enplegurako erabakiei buruzko dokumentazio faktuala, esate baterako, sustapena , alboko aukera transferitzeko eta soldata igoerak langileen erregistroan sartzen dira. Langileen inguruko ikuskatzaileen edo HRren iritziak ez dira. Diziplina ekintza ofizialeko dokumentazioa, esate baterako, idatzizko abisua ere langilearen langileen fitxategian dago.
Agirien adibide espezifikoak ez diren langileen erregistroetan
Hurrengo informazioa ez da langileen erregistroetan jarri behar. Dokumentazioa beste fitxategi bat eska daiteke, gainbegiratze edo kudeaketa ohar gisa sailkatu daiteke, edo enpresariak ez du inolaz ere mantendu behar.
- Mediku-informazioa mediku-fitxategian dago .
- Nómina informazioa nomina fitxategian dago .
- Gizarte Segurantzako zenbakiak edo langile babestutako sailkapenen inguruko informazioa, hala nola adina, arraza, generoa, jatorri nazionala, ezgaitasuna, egoera zibila, sineskizun erlijiosoak eta abar.
- Langileen lana kudeatzeko xedea duen gainbegiratze dokumentazioa , helburuak finkatzea, emandako iritziak eta abar, karpeta pribatuan, arduradunetan edo kudeatzailean sartu behar da.
- Ikerketa-materiala , langileen kexa, lekuko elkarrizketak, langileen elkarrizketa, aurkikuntzak, prokuradoreen gomendioak eta ebazpena barne, eta jarraipen gehiagorako, ez da inolako erreskatea bermatzeko, langile erregistroen arabera bereizitako ikerketa-fitxategi batean egon behar.
- I-9ko fitxategi- langilea I-9 fitxategian edo kokapenean inprimatzen da, langileen langileen erregistroetatik kanpo.
- Kokatu atzeko planoko egiaztapenak , historia kriminala, kreditu txostenak, eta abar, eta droga-azterketen emaitzek kontrolatzaileek, kudeatzaileek eta langileek ezin dutela beste fitxategi batean bereizitako fitxategi batean sartu. SHRM-k bereizitako fitxategi hau gomendatzen du edo gomendatzen du informazio hori langilearen mediku-fitxategian ere aurkeztu daitekeela.
- Langileek aukera berdintasuneko erregistroak, esate baterako, auto-identifikazio-inprimakiak eta gobernu-txostenak ez dira langile-fitxategian gordeko, ezta gainontzeko ikuskatzaileek ere.
Jarraibide hauek jarraitzen badituzu, zure erakundea modu eraginkorrean biltzen da enpleguaren historia eta langileen erregistroak kokapen egokietan.
Lege-oharra: Kontuan izan, emandako informazioa, autoritarioa den bitartean, ez dago zehaztasun eta legaltasunik bermatuta. Gune mundu mailako ikusleek irakurtzen dute eta enpleguaren legeak eta araudiak egoera batetik bestera aldatu dira, eta herrialde batetik bestera. Bilatu laguntza juridikoa edo Estatuko, Federal, edo nazioarteko gobernu baliabideen laguntza, zenbait interpretazio juridiko eta erabakiak zuzenak direla zure kokapena ziurtatzeko. Informazio hau orientazio, ideia eta laguntza da.