Nola egin dezakete langileek langileen fitxategiak ikustea sarbidea?
Langileek erregistro hauek badituzte, noizean behin ikusi nahi dute zein den fitxategia.
Langile (eta langile ohien sarbidea) nola eman erabakitzeko kontuan hartu zure negozioari aplikatzen zaizkion legeak.
Estatu askok konpainiak eskatzen du fitxategiaren zati zehatzak egungo eta zaharreko langileentzat eskuragarri izateko. Egiaztatu zure enplegu prokuradorearekin zure politikak lege guztiak betetzen direla bermatzeko.
Lege federalak, adibidez, Minusbaliotasunen Estatutuetako estatubatuarrarekin zerikusia duten erregistroak mantentzen dira, pertsonal erregistroetatik bereizita. Zure konpainia HIPAAren menpe egonez gero, ziurtatu zure medikuaren erregistroak hori betetzen duela.
Langileek beren fitxategian ikusten uzten dutenean, askatasun handi bat izan dezakezu. Hala ere, kontuan hartu behar da langile batek informazio jakin batzuetarako sarbidea izan dezakeela, hala nola, erreferentzia-txekeak, informazio hori aurkikundeen kasuan.
Hori dela eta, zure langileei modu zuzenean erregistratzeko eta legeak uneoro jarraitu. Langileen erregistroak ez dira txantxetan txertatzeko tokia edo komentarioak.
Hauek ez dira ondo joan zuzenbide auzitegi batean.
Arau orokor gisa, erregistroaren gatekeeper bat izatea ziurtatzen du prozedurak jarraitzen eta koherentea dela. Ez duzu nahi HR kudeatzaile bat bere erregistroak beren mahaigainean hartzeko aukera ematen duen bitartean, beste batek uko egiten dio.
Bakoitzaren iturri bakar baten bidez eskatzen dutenak gauza koherenteak eta legezkoak mantentzen laguntzen du.
Erregistroaren eta erregistroaren atxikipen eta sarbideari buruzko legeak delikatua dira. Ziurtatu eguneratuta duzula.
Beheko gidalerroa negozioaren hasiera ona da , baina kontuan hartu zure egoera eta tokiko legeak aldatu egin daitezkeela.
Sample Employee Records Access Policy
Langile guztiek, langile ohiek eta langileen ordezkariek langilearentzako eduki jakin batzuk ikusi ahal izango dituzte Giza Baliabideetako langileekin aurretik. Langileen titulazioei dagozkien dokumentuak alokatzeko, hala nola, aplikazioa, sustapena , diziplina ekintza eta transferentzia ikusi ahal izango dira . Gainera, langileak inprimaki eta prestakuntza-erregistroen politiken erregistroa berrikusi dezake.
Langileak ez liratekeen berrikusketek erreferentziak edo erreferentzia-txekeak, kudeaketak egiten dituzten ikerketen erregistroak, mediku-erregistroak, prozesu judizialarekin zerikusia duten dokumentuak, beste langile baten konfidentzialtasuna isladatzen duten dokumentuak eta langileen plangintzarako erabilitako dokumentuak daude.
Prozedura
Langileen fitxategiak edukien baimenik gabeko edukia berrikustea nahi duen langile batek Giza Baliabideekin harremanetan jarri behar du 24 orduko oharra (asteburuak baztertuta). Giza Baliabideetako langileek ez dute ezagutzen langile ohiak, edo langilegoaren fitxategian sartzeko baimenaren egiaztagiria aurkeztu behar dute.
Langileek beren langileen fitxategiak berrikusi behar dituzte Giza Baliabideetako langileek.
Langileek ezingo dute bulegotik kendu langileen fitxategien edozein zati .
Langileak fitxategiaren edo zatiaren fotokopiak eska dezake. Arrazoiaren barruan, Giza Baliabideetako langileek fotokopiak egingo dituzte. Kopia zabala egiteko, langileak fotokopiak ordaindu beharko ditu.
Langileak langile-fitxategian dituen dokumentu batekin zorigaitzekoa bada, Giza Baliabideetako langileen presentzian, langileak azalpenak edo argibideak idatz dezake eta gatazkatutako dokumentua erantsi. Ez da inolaz ere HR langileak edo langileak aldatuko benetako dokumentua.
Langileak ere eska dezake dokumentu bat langile fitxategitik kenduta. Giza Baliabideetako langileek ados badituzte, dokumentua kendu egin daiteke.
Giza Baliabideetako langileek ez badute ados, gaiak erreklamatu ahal izango ditu enpresako ate irekien gidalerroan .