Aholkuak nola ezagutu, zergatik, nola eta zein dokumentutan Langileen errendimenduan
Dokumentazioa funtsezkoa da zuzendaritza eta giza baliabideetako langileentzat, zure langileen enplegu historiako gertakari guztiak erregistratzeko ahalegina egin behar baitzaio, bai performance positiboak eta bai gertakari negatiboak.
Horregatik, kudeatzaileek eta HRko langileek gertakari guztiak arretaz dokumentatu nahi dituzte.
Zergatik dokumentua?
- Dokumentazioa frogatzen du performance gaiei langileekin batera eztabaidatu ziren modu egokian eta zehatzean.
- Dokumentazioa langilearen hobekuntza edo porrota historia denboran zehar errendimendua hobetzeko eskaintzen du. Kronologikoki eta langilearen ekintzen deskribapen zehatza da, zuzendariaren ekintzak eta gertaerak gertatzen diren heinean.
- Dokumentazioa ebidentziak ematen ditu kudeaketa-erabakiak onartzen dituena, hala nola diziplina edo langile batekin amaitzea bezalako ekintza desegokiak hartzeko.
- Dokumentazioek froga bat eskaintzen du langile batek diruz lagun daitezkeen beste langile batzuen sustapen edo aukera bat merezi duela.
- Dokumentazioa frogak ematen ditu soldata gehikuntzak , murrizketak edota zergatik langileek ez dutela jaso.
- Arazoren bat izanez gero, dokumentazio osoa eta osatua babesten du enpresako interesak. Dokumentazioa kudeatzailearen ekintzak babestea ahalbidetzen du . Era berean, langilea legezko beste alderdiei dagozkien arrazoiengatik baztertu daitekeela esan daiteke, hala nola, legez kanpoko diskriminazioa .
Zer dokumentatu
Kudeatzaileek lanpostuen funtzionamendua dokumentatu behar dute, bai kotizazio positiboak eta bai performance hutsegiteak. Langileek zer egin zuten zehaztu behar zuten, eta esan zuen zein zuzendariak egin zuen eta bilera edo elkarrizketan erantzunez esan zuen.
Elkarrizketan zehar egindako akordioak dokumentatu behar dituzu, helburuak ezarri , behar diren eta espero diren hobekuntzak eta hobetzeko denbora-lerroa.
Dokumentazioa ere kudeatzaileek langileei laguntzeko konpromisoak izan beharko lituzkete.
Nola dokumentatu
Dokumentazioa idatziz idatzi behar da, edo berehala, bilera edo elkarrizketa langile batekin jarraituz. Ez da inolaz ere egia gertatu zen egunean elkarrizketa idaztea galarazten. Dokumentazioaren kalitateari eragiten dioten dokumentuak geroago itxaroten du memorian oinarritzen delako.
Akatsen kudeatzaile okerrenetako batek uste du langileei orientazio historikoa berreskuratu ahal izatea beharrezkoa dela. Dokumentazio duina eta puntualen esperientzia duen pertsona daukan arduradun batek ez du inoiz berreraikitako erregistro bat engainatzen. Memoria berreskuratzen duten zuzendariek konpainiarentzat arrisku alferrikakoa eta onartezina eragiten dute konpainiaren historiak ez baitu auzi potentzial batean egongo.
Zure dokumentazioa profesionala, garbitua eta antolatua izateko behar duzu. Idatzi dokumentazioa hirugarren bati buruz hitz egiten ari zarela. Inoiz ez dakizu nork bere dokumentazioa noiz egun irakur dezakeen, beraz ziurtatu zure profesionaltasuna islatzen dela. (Koktel napkin baten, gutunazal baten edo ohar itsaskorraren atzealdea ez da dokumentazio profesionala izateagatik.)
Zure dokumentazioa langile berriaren kudeatzailera joan behar duzu langileek lan berri bat lortzen badu edo zure erakundean egiten baduzu.
Zure memorian eta langile berriaren kudeatzailean informatzeko, langilearen izena eta izenburua, izena eta izenburua eta dokumentu bakoitzaren data osoa jarri behar dituzu.
Faktuala, zuzena, legezkoa, objektiboa, osatua eta koherentea den dokumentazioa idatzi. Iritziak saihestu (Mike maltzurrez dago. Alice alferrak dira. Tom me etzanda zegoen.), Izen-deituz, editorializatzea (Johnek jerk bat da. Markek jarrera-arazoa du), eta etiketatzea (Mary arduragabekeria da. George ez da talde bat Mus.).
Langilearen portaera interpretatu nahian ere ez. (Marsha-k ez du halako zereginik nahi. Paula bere buruaren gainean agertzen da). Gutxien deskribatu hitzaren deskribapenak erabiltzea, esate baterako, adjektiboak eta aditzondoak (poliki-poliki, zoritxarrez, zorigaitzez, moody, zakar). Langilearen portaera eta ekintzak zehazten ditu, ez zure iritzia edo interpretazioa.
Dokumentazioan, beharrezkoa da elkarrizketaren erregistro zehatza. Bete gertakizunekin eta esan zer esan duzun eta zein langile esan zuen. Ziurtatu zure dokumentazioa ez dela argi eta garbi eta gertakari zuzenak lortzen. (Edozein egoera juridiko potentzialean, gertakari dokumentatuetako edozein akatsek dokumentazioa susmagarri egiten dute).
Azkenean, akordio, konpromisoak, helmugak, hobekuntzak, check-in puntuak eta bestelako memoria xehetasunak irristatu daitezkeen beste xehetasunak dokumentatu. Egiaztatu datak eta orduak epeak eta datak zehaztu dituzula, gaizki ulertu ez zaitezen.
Jakin ezazu zure HR saileko dokumentazio-gidalerroa, zeinak dokumentazioa langilearen langileen fitxategian kokatzea baimentzen duen jakiteko. Dena dela, diziplina-ekintzen dokumentazio guztia sartu beharko litzateke.
Langileen dokumentazioa gordeta
Langileei buruzko dokumentazioa konfidentziala eta langilea da pribatua denez gero, edozein agiri kudeatzaile, HR eta potentzialki hurrengo kudeatzailearentzat konfidentziala izaten jarraitzen duela zaindu behar duzu. Horrela, ez da gomendatzen konputagailu partekatu bateko dokumentazioa aurkeztea. Eskuz idatzitako dokumentazioa eta kudeatzailearen dokumentazio inprimatua blokeatutako biltegian gordetzen dira.
Jarraibide hauek jarraitzen badituzu, HRra joaten zarenean diziplina egiteko, amaitutzat edo langile bat lanerako aukera hobea lortzeko lanpostua eskatzeko, HR arazoa konpontzen edo egoera hobetzen lagunduko duzu. HR dokumentatzen, dokumentatzen, dokumentatzen edo lagundu ezin dizutenean, zure oinarriak estali beharko dituzu.
Lege-oharra: Kontuan izan, emandako informazioa, autoritarioa den bitartean, ez dago zehaztasun eta legaltasunik bermatuta. Gune mundu mailako ikusleek irakurtzen dute eta enpleguaren legeak eta araudiak egoera batetik bestera aldatu dira, eta herrialde batetik bestera. Bilatu laguntza juridikoa edo Estatuko, Federal, edo nazioarteko gobernu baliabideen laguntza, zenbait interpretazio juridiko eta erabakiak zuzenak direla zure kokapena ziurtatzeko. Informazio hau orientazio, ideia eta laguntza da.