Nola (eta zergatik) bilera minutuak grabatzea
Minutuak normalean honako hauek dira:
- Parte-hartzaileen izenak,
- agendako gaiak estalita ,
- Parte-hartzaileek egindako erabakiak,
- Parte-hartzaileek konpromisoa hartzen duten jarraipen-ekintzak,
- konpromisoak betetzeko datak, eta
- etorkizuneko berrikuspena edo historia dokumentatzeko merezi duen beste gertaera edo eztabaidarik.
Bilera etnikoen bilkurak parte-hartzaileek egindako erabakietan eta konpromisoetan oinarritzen dira. Konpromisoak datak eta parte-hartzaileek partekatutako elkar ulertzerako beharrezkoak diren beste xehetasun batzuekin batera datoz.
Bilera dokumentu historiko gisa
Dokumentu historiko gisa, ideia edo eztabaida funtsezkoak dokumentatzeko erabakiak ere baliagarriak dira. Esate baterako, galdera batzuei erantzutea geroago taldeko bazkide batek dioenez, "zer guk pentsatzen ari garen helburua hautatzen dugunean".
Bilerako bilera eraginkorrei esker, taldearen bost alternatibak zehaztu dira eta beste bide erabilgarrien gainean hautatutako beste arrazoi batengatik.
Ekitaldi negoziorako ohiko minutuko bilera eraginkorrak ez dira eztabaidak erregistratu beharrik.
Ez dute, eta beharbada ere, ez dute esaten zer esan zuten. Gainera, parte-hartzaile guztiek zehatz-mehatz azaltzen dute dokumentatu beharko lukete. Adibidez emandakoan, ohar eraginkor batek laburtzen du eztabaida, hitz bakoitza idaztea baino.
(Arau hau ezberdina da bilerak egiteko beste mota batzuetan, hala nola, ekintza judiziala, auzitegiak, eta abar.
Minutu horiek elkarrizketa eta adierazpenen erregistro zehatza behar dute.) Baina zure laneko topagune tipikoa ez da.
Noiz eta Batzar Minutuei nola partekatu
Egokiena bada, bilera-minutuak bilera elektronikoki biltzen dira bileraren amaieran. Horretarako, parte-hartzaileek beren konpromisoak eta epeak berehala jakinarazten dituzte. Hau ezinezkoa bada (adibidez, ohar-hartzaileak akatsak garbitu nahi ditu) ohar-hartzaileak bilera-minutuak bilera-24 orduetan zabaldu beharko lituzke.
Minutuek bilkuran egindako konpromisoen taldeko kideak gogorarazten dituzte. Parte-hartzaileei euren bilera-konpromisoak euren egutegietara transferitu eta zerrendak egiteko laguntzen dute. Hurrengo bileran aurretik parte-hartzaileek parte hartu behar duten elementu oroigarri gisa balio dute.
(Bilkuren arazo garrantzitsuenetako bat ezabatu ahal izango da, oro har, informazioa biltzeko informazioa biltzeko, parte-hartzaileek bilerak irakurtzera pasatzen baitute elkarreragina baino.) Azken finean, ez da elkarreragin bat bilera-puntua? Beste edozein kasutan, posta elektronikoa eta Yammer bezalako tresnak dituzu.
Bilera aurreko minutuak hasierako bilera hasterakoan berrikusi nahi duzu, jendeak zuzenean eta hurrengo urratsetan egiaztatzeko.
Ministroen bilkurak bilera arrakastatsuen laguntzaz baliatzen dira uneoro behar bezala idatzita eta modu egokian banatzen direnean. Hau bereziki egia da talde batek negozioaren arrakasta onartzen duen arau sendoak sortu dituela .
Nola antolatzen diren erakundeak bilera-minutuak hartzea?
Bilera arrakastatsu bati , ohar-hartzaileei edo grabagailuei buruzko kritikak biltzarrean zer gertatu den jakin behar duten parte-hartzaileei, historiari eta biltzarrei buruzko bilkura dokumentatzen du. Bilera-minutuko bilera gabe, bilera arrakastarako irtenbideak murriztu egiten dira.
Bilera-minutuak biltzen dituen langilea taldeko kide izaten ohi da eta bilera horretan parte hartzen ari diren oharrak hartzen ditu. Lege edo gobernuarekin erlazionatutako prozedurak, baieztapenak edo eskakizunak, esate baterako, entzunaldiak, bilera korporatiboak edo deposizioak eskatzen dituzten bileretan, parte-hartzaile ez direnak minutu ofizialak hartzen dituzte eta, askotan, prozesua erregistratzen dute.
Ministroak erregistratzen duen langileak zehatz-mehatz grabatzeko xehetasun bat izan behar du. Era berean, langileak hainbat ekintza antolatu behar ditu bileretan parte hartzeko.
Bilera batzuetan, langile berak bilera bakoitzeko minutuak hartzen ditu. Beste batzuetan, minutu hartzailearen rola langile eta langile batetik bestera pasatzen da. Bilera lidergoa bezala, oharraren hartzailearen papera lidergoa , komunikazioa eta lidergo trebetasunen eraginkortasuna eraikitzen ditu.
Zein dira Bilera Minutesen Oharrak hartzailearen eskakizunak?
Grabagailuaren edo ohar-hartzailearen eskakizunak honakoak dira:
- Grabatu bat zehaztasunez erabakiak, konpromisoak eta eztabaida-gune garrantzitsuak biltzarrean.
- Bazkide kideek egiten duten ekintza-elementuak erregistratzea, konpromisoa hartzearekin konprometituta dagoen epemugarekin batera. Ekintza-elementuak izen bat du erantsita, baina eztabaida orokorrak ez dio adierazi zer lan lantegi informaletan zer esan duen.
- Bileraren amaieran erabakiak eta zereginak edo borondatezko konpromisoak eta ekintza elementuak berrikustea, parte-hartzaileek gertakariak eta konpromisoak berrikusi eta onartzeko, bilera utzi aurretik.
- Bilera-liderrak ohar-hartzailea galdetu ahal izango du eztabaida berriro biltzea bilera batean zehar.
- Bilera etengabeko bileretan, oharraren hartzaileak minutuko bilera bateko bilera berrikusten du hurrengo bilera hasieran. Langileek parte har dezakete edo akordioarekin bat datozen minutuak gehitu edo zuzendu ditzakete.
- Bileraren 24 orduko bilera-bilera baten kopia bat banatzea urteko bilera-bideratzaileen gomendio estandarra izan da. Orain, hala ere, grabagailuak seguruenik gailu elektroniko bateko minutu batzuk hartu zituen, esate baterako, ordenagailu eramangarri bat edo iPad. Horrela, ohar-hartzaileak bileraren oharrak banatu beharko lituzke ortografia, gramatika eta argitasunen berrikuspen azkar baten ondoren, askotan bileraren minutu barru edo gutxienez.
Grabatzailea bilera bateko emaitzak komunikatu eta parte-hartzaileek jarduteko bermatu beharko lituzkeen eginkizuna da. Oharrak gabe, parte-hartzaileek gainerako parte-hartzaileen memoria izan behar dute. Bermatuta, hau ez da plan ona.
Bilera baten agerraldiko dokumentazioa biltzarraren arrakasta izateko beharrezkoa da, langilearen funtzionamendua hobetzeko dokumentazioa beharrezkoa baita.