Zure prestaketa zehazten du zure desiratutako helburuak lortzea ala ez
Bilera minutuko konbinazioarekin, parte-hartzaileek bilera bat jasotzen duten dokumentazioa jasotzen du, agenda bileraren planoa eta aurreko bilera egiteko jarraibideen berri ematea.
Ordutegi erregularrean ez dagoen bilera baten agenda garatzen duzunean, urrats hauek lagunduko zaizkizu. Gero artikulu honetan, agenda-txantiloia ikusiko duzu aldian-aldian programatutako bileran. Bi bilkura motak antzeko agendako elementuak partekatzen dituzte, baina ez dira berdinak.
Bilera Agenda bat garatzea
Lehenik eta behin, identifikatu beste langile batzuk biltzea planifikatzen laguntzeko. Ondoren, erabakiko duzu zer egin nahi duzun. Ezarri zure bilera egiteko helburuak . Ezarritako helburuak bilera-plan eraginkorraren esparrua ezarriko du. Ziurtatu ez duzula aurreikusitako zure bilera baino denbora gutxiagotan arrazoiz lor daitekeela.
Stephen Covey-k "Zazpi adinekoak oso eraginkorrak diren pertsonak" esan zuenez, "hasieran kontuan hartu behar da". Zure bilera-helburuak bilera-fokua, bilera-agenda eta bilera parte-hartzaileak zehaztuko ditu.
Agenda antolatzea bilera egiteko plana da.
Bileran eusten saiatzen ari zaren helburu edo helburu nagusia hasten zara. Zure helburua erabaki ondoren, zehaztu behar duzu zure agenda planifikatzeko langile osagarriak. Bai bada, gonbidatu zurekin batera biltzarraren agenda normalean postaz edo testu bidez bidaltzeko, bilera osagarririk behar ez izateko.
Zure Bilera Agenda Garatzen duzunerako erabakiak hartzeko
Zure helburu orokorra zehaztu ostean, zuk edo zure taldeak erabaki hauek egin behar ditu. Bilera helburu edo helburuaz gain, elementu horietako bakoitza bilera-agendan agertzen da.
- Beharrezko parte-hartzaileak benetako bilera egiteko,
- Helburua edo xedea lortzeko bideratuko duen eztabaida edo ekintza behar duten elementuak,
- Taldeak aurreikusten duen denbora zenbatekoa izango da elementu bakoitzaren eztabaida,
- Bilera data eta ordua,
- Kokapen egoki bat, parte-hartzaile guztiek konfiantzaz antolatuko dute, bilera egiteko,
- Bilera egiteko aurrekoa. Horrek irakurketa, dokumentazio , datu, bilerarako bilera bateko minutuko bilera egingo du, edo zure benetako bilera arrakastaz egingo duen beste edozein prestakuntza jasoko du. Prestaketa hau bilera-oharrei eta agendara erantsi behar zaie parte-hartzaileei banatzen dietenean.
Erabakiaren gaineko erabakiez gainera, bilera-agiriko item estandarrak honakoak izan beharko lirateke:
- Berrikusi bileraren helburua, agenda eta espero diren emaitzak eta produktua.
- Berrikusi bilera aurreko minutuak.
- Berrikusi parte-hartzaileen aurrerapenari buruzko konpromisoak eta ekintzak aurreko bileran egin ziren.
- Oharraren hartzaileak edo liderrak parte-hartzaileek hartutako konpromisoak berrikusi behar dituzte uneko bileran zehar, azken agenda agente gisa.
Erabaki norekin parte hartu behar duen zure bilera-agenda
Behin bilera bat beharrezkoa dela zure helburua lortzeko erabaki duzula, parte-hartzaileen zerrenda garatu behar duzu.
Ez da inolako langilerik bilera bakoitzean parte har dezakeen edo parte hartu behar, baina parte-hartzaile egokiak gonbidatuz gero, zure aukera arrakasta izango du.
Nola identifikatu parte hartzaileek zure bilera-agenda betetzeko beharra
Partaideei zehaztu aldi baterako edo bilera-serie laburrak edo aldizka antolatutako edo etengabeko bilkura egitean honako galdera hauei jarraituz.
- Nork irten behar du taldea?
- Nork prozesua duen taldea eztabaidatzen ari da?
- Nork banatzen ari zaren informazioa jakin behar du?
- Nork eman ditzake datuak eta gertaerak erabakiak hartzeko?
- Nork esperientzia edo esperientzia taldearekin partekatzeko?
- Nork konponbideak edo zereginak inplementatu behar ditu?
- Nork eman behar ditu baimena edo baliabideak bileraren emaitza lortzeko?
- Nork konponbide edo norabidearen ezarpena aurkaratu dezake?
Bilkura arruntak egiteko bilera-agenda bat behar al duzu?
Ez da bilkura guztietan garatutako agenda pertsonalizatua behar. Orokorrean, langile gehienek beren sail edo lantaldeetarako bilerak antolatzen dituzte. Parte hartzen duten taldeak eta proiektuak ere badituzu.
Proiektu etengabea agian ez da bilerako bilera berri bat behar izatea, baina zure taldea oso ondo egongo da zure bileraren ikuspegi estandarra hartuz.
Aldian-aldian programatutako langileen bilera hiru zatitan banatuta dago, eta horietako bakoitza agenda-elementu estandarrak ditu: Informazioa, Ekintza-elementuak eta Forward Planning.
Bilera erregularretako bilkurako bilera batzuen osagaiak
Informazioa
Bilera bakoitzerako informatikako itemak idatzi. Esate baterako, zuzendariak taldea eguneratzen du goi zuzendaritzako bilera-emaitzetan.
Ekintza elementuak
Taldean espero duzun edozein elementu agertu nahi baduzu, taldean behin aldizkako bilkura guztietan berrikusiko da. Esate baterako, denbora epearen aurrekontuaren errendimendua eta kostuen aurrezpena eta etengabeko hobekuntzak identifikatzea taldea lortzeko planak.
Aurrerapena Plangintza
Taldean ageri da taldea aurrez aurre egiteko edo prestatzeko asmoa duen edozein elementu. Adibidez, hurrengo hilabeterako epe laburrerako helburuak edo etorkizuneko zereginetako lankideen laguntza behar izatea.
Jarraibide hauek jarraitzen badituzu zure bilera-agenda garatzen duzunean, zure bilerak emaitzak sortuko dituen probabilitatea hobetuko duzu.
Batzar Aholkularitza Batzordea Erregulartasunez programatutako Bilera
Erabili lagin agenda hau aldian-aldian programatutako bileran, bilerak emaitza bilatzen dituela ziurtatzeko.
- Berotasuna eta agurra. Aztertu ezazu haize- errota labur bat taldearen maiztasunarekin.
- Berrikusi bileraren helburua, agenda eta espero diren emaitzak eta produktua.
- Berrikusi bilera aurreko minutuak.
- Taldeak eskatzen duen sail eta enpresa informazio egokia eskaintzea.
- Ekintza-elementuak, ekintza-planak eta konpromisoak aztertzea. Berrikusi taldearen aurrerapena helburuetan.
- Eztabaidatu eta erabakiak hartzeko bilera gaiaren inguruko gaiak.
- Identifikatu hurrengo urratsak.
- Identifikatu hurrengo bilera egiteko xede, emaitza eta agenda.
- Bilera amaieran, oharraren hartzaileak bilera pertsonalean konpromisoak berretsi beharko lituzke.
- Taldean ez dauden pertsonek behar duten laguntza identifikatu eta parte-hartzaileak esleitu kontaktua egiteko.
- Bilera parte-hartzaileetatik kanpo daudenek zer jakin behar duten erabakitzen dute eta nola komunikazioa lortuko duzu.
- Bidali minutu bat bilera barruan 24 ordu edo berehala hartzailearen oharrak oharrak elektronikoki (arauarekin) hartu baditu.
Gehiago Bazkide eraginkorrak biltzea