Enpresaburu adimendunak 4 fitxategi desberdin mantentzen ditu Langileen Erregistroetarako
Langileen erregistroen langileen erregistroak
Langileen plantila mantentzen da langile bakoitzarentzat. Langileen fitxategi horiek dokumentu isilpean daude eta Giza Baliabideetako langileek kudeatzen dute.
Langileen fitxategiak enplegatzaile, langile eta langilearen kudeatzaileek erabiltzen dituzten langile nagusiak dira, zenbait enpresatan.
Beste batzuetan -eta hau langileentzako langileentzako hurbilpen-sarbidea gomendatzen da HR eta langileei zuzenduta.
Pertsonalaren fitxategi batean dokumentu tipikoak honako hauek dira: enplegu eskaera , familia larrialdiko harremanetarako formularioa, dokumentatutako diziplina ekintza historikoa, curriculum vitae bat, langileen eskuliburua, ordainagiriaren agiria, saioa amaitzen dutenean, enplegatzaileen zeinuak, aldizkako ebaluazioa, lan ebaluazioa edo errendimendua garapen plana, prestakuntza ziurtagiriak eta asistentzia ebidentziak, eta langile bakoitzari buruzko gaurkotze pertsonalaren inguruko informazioa.
Langile guztiek ez dute dokumentu berberean, baina langile guztiek berdinak diren dokumentu batzuk dituzte. Langileen errendimenduaren dokumentazioa ez da langileen fitxan sartzen, baldin eta diziplina-ekintza, sari edo lorpen nabarmena izan ezean.
Eguneroko errendimenduari buruzko oharrak kudeatzaileek jarraitzen dute beren langileen errendimendua, helburuak eta ekarpenak jarraitzeko.
Langileen erregistroen fitxategiak
Nomina fitxategiak ere mantentzen ditu langileen erregistroak. Nomina fitxategiek langilearen enpleguak, sailak, konpentsazio aldaketen, garapenen, maileguen eta bestelako informazioa jasotzen dute langile bat ordaintzeko eta langilearen kalte-ordaina jasotzeko.
Sozietateen artxiboak, halaber, W-2, W-4 eta gizarte-segurantzako agiriak jasotzen dituzten dokumentuak gordeko ditu. Fitxategiak langilearen prestazioen informazioa eta langileen ordainketarako ordainketak kentzeko baimena ere izango du.
Langileen erregistroen fitxategiak
Langilearen osasun fitxa ere enpresariak mantentzen du. Langilearen fitxategi medikoaren erregistroak ez daude edonorentzat eskuragarri, giza baliabideak izendatutako langileak izan ezik eta erregistroan fitxategiak atxikitako langileak izan ezik. Medikuntzako fitxategiak medikuaren oharrak, FMLA eskaera tramitatzea, droga-azterketarako informazioa, beharrezko informazio fisikoa eta beste langile edo familiako osasunaren inguruko dokumentazioa daukate.
Fitxategi medikoak, langileen erregistroen konfidentzialtasuna dela eta, biltegiratze segurua eta konfidentzialtasun maila altuena jasotzen dute. Gomendagarria da mediku fitxategiak blokeatuta dauden fitxategi-tiraderetan gorde behar direla, langileek HR langileak baino ez dituzten langileentzako sarbidea ez duten gela batean.
I-9 Langileen erregistroen fitxategiak
I-9 Fitxategiak etxeko langileen erregistroak dira, langile guztiek langile guztiek bereizita bereizitako fitxategi batean mantentzen diren fitxategi batean.
Enpresariak langile erregistro hau mantentzen du beste langileen erregistroetatik bereizita, langileen konfidentzialtasuna mantentzeko, funtzionarioak eta I-9ko langileak berrikusteko baimendutako beste erakunde batzuetatik.
I-9ak kokaleku jakin batean gordetzea bermatuko da Federal I-9 fitxategi berrikuspena hautatzen baduzu, gobernuko langileek ezingo dute langile edota enpleguari buruzko beste erregistro bat izan zure erakundean, benetakoa izan ezik I-9 inprimakia. Ikertzen ari dira urtero, beraz, ziur egon zure langileek I-9 inprimakiak behar bezala bete dituztela edota isunak eta kartzelaratze-denbora izan ditzakezula.
Langileen erregistroak langileen bidez sartzeko
Langileek beren langileen erregistroak ikusi ahal izango dituzte Giza Baliabideetako langileekin harremanetan jarrita negozio ordu normaletan.
Langileek ezingo dute aldatu edo kendu dokumentu bat bere erregistroan, HR pertsonaleko pertsona baten aurrean ikus daitekeela.
Langileen arduradunen gidalerro bat zure langileen eskuliburuan eta funtzionarioen eskaeren segimendua egin behar duzu bere fitxategiak ikusteko.
Langile batek zure enplegua utzita utzi ondoren, zure eskaera egiteko kopia eskaera bat bidaltzen baduzu, kopia bat bidali behar duzu.
Batzuetan langileen erregistroak Giza Baliabideetako departamentuak mantentzen dituztenari buruz susmagarria den langile bat aurkituko duzu. Hauek dira beren langileen fitxategien kopia bat eskatzen duten langileak. Berriz ere, bereizkeriarik gabe , egin fitxategia eta bidali. (Seguru asko, langileak harritu egingo zitzaizkion hark HR dokumentuek dokumentazioa nola gordetzen zuten harritu).
Zenbait jurisdikzioetan, legezkoa da langilea kobratzea bikoiztu eta bidaltzea.
Lege-oharra: Kontuan izan, emandako informazioa, autoritarioa den bitartean, ez dago zehaztasun eta legaltasunik bermatuta. Gune mundu mailako ikusleek irakurtzen dute eta enpleguaren legeak eta araudiak egoera batetik bestera aldatu dira, eta herrialde batetik bestera. Bilatu laguntza juridikoa edo Estatuko, Federal, edo nazioarteko gobernu baliabideen laguntza, zenbait interpretazio juridiko eta erabakiak zuzenak direla zure kokapena ziurtatzeko. Informazio hau orientazio, ideia eta laguntza da.