Definizio hori konplexua iruditzen bazaio ere, proiektuen zuzendaritza nagusiak zentzurik eta praktikotasunez errotuta daude.
Proiektuen kudeaketa zure bezeroei eman nahi duzun ala ez edo zure helburua proiektu kudeatzailea izatea da, proiektuen kudeaketa urratsak urrats garrantzitsuenak kontuan hartu. Hasi aurretik, zehaztu zer eskaintzen ari zaren zerbitzua (edo egiten ari zaren zeregina) benetako proiektua bada.
Kudeaketa orokorra versus proiektuen kudeaketa
Nola erabakitzen duzu zerbait edo ez dela proiektu bat? Behera joateko, kudeaketa bi eremu desberdin bereizi behar dira kudeaketa (edo orokorra) kudeatzeko eta proiektuen kudeaketan.
Kudeaketa funtzionala edo orokorra ataza baten etengabeko funtzionamendua da. Adibide bat enpresa teknologikorik baduzu, bezeroaren kopia babesaz hornitzen baduzu eta urte bakoitzeko kontua etengabe kudeatzen baduzu, zerbitzariak babesten eta asteko jarduera txostena eskaini beharko zenioke. Horretarako bost urte hauetan eta kontratuarekin berriztagarria izatea bezeroarekin, zure lana etengabea da eta, beraz, orokorra edo funtzionala.
Hala eta guztiz ere, zure bezeroak eduki berri bat kudeatzeko sistema bat ezarri nahi du eta urtebete behar dute sistema berria garatzeko eta garapenaren berri emateko eskatzen dizutenean, zure bezeroak proiektu batean arduratzen zaitu.
Era berean, giza baliabideekin lan egiten baduzu eta zure lana departamentuko aurrekontua kudeatzea eta junior elkarteen gainbegiratzea da, lan funtzionala duzu, akabera zehaztu ez duen etengabeko lana delako.
Bestalde, zure laneko HR berekoak eta zure saileko zuzendariak kontratazio programa berri bat ezartzeko eskatzen dizu (eta epea eta aurrekontua ematen dizkizute) eta proiektuaren kudeatzailea egiten duzunean, proiektu hau delako hasiera eta amaiera data ditu eta zeregina behin baino gehiagotan gertatzen da.
Zure proiektua hiru zatietan ikustea
Orain, proiektu bat osatzen duenaren gakoa ulertzen baduzu, proiektuen kudeaketari begiratuko diozu. Errekrutatzeko programa adibide gisa, orain badakizula proiektu bat behar izatea, hurrengo urratsa esparrua, denbora eta aurrekontua behar bezala zehaztea da.
Proiektuen kudeaketa kontratazio programako proiektuaren esparrua, aurrekontua eta ordua antolatzea, antolatzea eta kontrolatzea da. Proiektua ikusteko, piramide sinple bat marraztu. Piramidearen lerro bakoitza proiektu baten hiru zati nagusietako bat da (hau da, esparrua, denbora eta aurrekontua). Piramidearen erdian espazio hutsa entregatutako produktuaren kalitatea da. Piramidea tresna garrantzitsua da kontuan zure proiektua asmatzen duzun heinean, hiru pieza nagusiek hazten edo txikitzen baitituzte, produktuaren kalitatea kaltetuta dagoelako.
Proiektuaren esparrua
Esparrua definitzea sarritan proiektuen kudeaketaren zati zail eta konplexua da.
Proiektu baten xehetasunak hasiera batean ezezagunak dira, beraz proiektuaren exekuzioa egiteko jarduerak eta zereginak kalkulatzen dira. Esparrua burutzen duzun produktua ekoizteko produktuak burutzeko jarduera eta zereginak izango dira. Proiektuaren esparrua definitzen lagunduko dizu proiektua amaitzeko behar duzun denbora eta aurrekontua zehazteko. Hasieratik modu erraz bat idaztea besterik ez da zer egin behar duzun zehazteko. Hurrengoa, kontsultatu besteekin inplikatutako jarduera guztien ikuspegi orokorra lortzeko.
Proiektuaren ordua
Hasierako esparru bat ezarri ondoren, jarduera eta zeregin bakoitzerako denbora bat esleitzeko eta, gainera, proiektuen irudia handitzeko begiratu dezakezu. Galdetu zeure buruari zein jarduerak aldi berean gertatuko diren eta zein sekuentzialki gertatuko diren.
Era berean, kontuz ibili jendeak proiektuaren jarduerak berrikusiko dituela, urrats hori burutzeko denbora eragingo baitu. Harrigarria da zenbat denbora behar duen hiru zereginek berrikusi behar duten zeregin sinple bat. Aktibitate eta jarduera komertzialak burutzeko denbora kalkulatu ondoren, proiektuaren taldeko proiektu-egitaraua jarraitzeko prest egongo zara.
Proiektuaren aurrekontua
Une honetan, proiektuaren zer (esparrua) eta luzera (denbora) zehaztu dituzu. Orain aurrekontua zehazteko ordua da. Proiektu baten zenbat denbora kalkulatu nahi den bezainbatean, sarritan beste batzuekin kontsultatu beharko duzu, departamentuak aurrekontu zehatza zehazteko aukera ematen du. Aurrekontuek kontuan hartu beharreko hainbat alderdi dituzte, besteak beste, egindako jardueretan parte hartzen duten pertsonen eta materialen erabilera eta zenbat denbora (hau da, jendea) eta erabilitako materialak.
Komunikazioa gakoa da
Sarritan, bezeroak (edo buruzagiak) aurrez zehaztutako denbora eta aurrekontuan burututako proiektua nahi du, proiektuaren esparrua kontuan hartu gabe. Horren arazoa ia beti gertatzen da, proiektuaren esparrua ezingo dela arrazoiz burutu, denbora eta aurrekontuaren mugak kontuan hartuta. Ondorioz, proiektuen kudeaketaren zati bat proiektuaren esparrua bezero edo buruzagiekin baldintzatzen du. Negoziazio prozesuan zehar, baita proiektuaren iraupen osoa ere, komunikazio ona eta ona da behar duzun trebetasun bakarra. Argiagoa da bidean zehar erronkak komunikatzen dituzula, zure bezero edo maisu zoriontsuagoa izango da.