Nola kudeatu zure lehen proiektua behar bezala

Zorionak! Proiektu berri garrantzitsu berri baten ardura hartu duzu. Argi eta garbi, zure boss aukera hau zure gaitasunak konfiantza boto gisa. Eta ilusioa egiten ari zaren bitartean, hau da zure lehen aldia, proiektu orokor baten arduraduna eta beldurgarria da

Zenbait galdera bururatzen zaizkizu zure kontuan:

• Nola hasi?
• Zer dira urratsak hasieratik itxiera aldera mugitzeko beharrezkoak diren urratsak?

• Nola errendimendu handiko proiektu-talde bat eraikitzen dut ?
• Nork galdetzen du prozesu honetan laguntza? Ba al dago babes exekutiborik?

Artikulu honen helburua proiektu , batzorde edo talde ekimen bat liderra izatea da, erakundearentzat bakarra den jarduera batentzat. Oporretako festa bat antolatzen ari bazara edo produktuaren garapeneko ekimen berriak zuzentzen ari zaren ala ez, proiektuen kudeaketarako tresnak eta prozesuak askoz ere handiagoa da zure arrakasta probabilitatea lortzeko.

Lehenik eta behin, ulertu proiektuaren 5 fase:

Zehazki 5 fase bakoitzari buruzko informazio gehiago irakurri nahi baduzu, badakit:

1. Hastapena: proiektua abiaraztea.
2. Plangintza: proiektuaren lan guztiak planifikatzea.
3. Exekuzioa: lana egitean benetan.
4. Kudeaketa eta kontrola: proiektuan egiten duzun lan guztia aurrerapenen jarraipena egiteko.
5. Itxiera: proiektua osatu eta entregatu eta taldea bertan behera uzteko.

Urrats hauek proiektu bakoitzerako berdinak dira.

13 proiektuaren oinarrizko urratsak hasiberrientzat:

1. Esparrua definitzea: Proiektuaren esparrua definitzen duen proiektu bakoitzaren lehen eta garrantzitsuenen pausoa da. Zertan ari zara lortzen edo sortu? Zer da proiektuaren helburua? Era berean, garrantzitsua da proiektuaren esparruan ez sartzea. Zure nagusiaren definizio nahikoa ez baduzu, argitu esparrua zeure burua eta bidali goiko aldean berrespen gisa. Adibidez enpresa negozioaren zertxobait baztertuta dagoen arren, denok ezkontza harrerarekin erlazionatzen dugu. Ezkontza harrera planifikatzeko, zure esparrua izan dezakezu: 100 gonbidatuentzako ezkontza harrera prestatzea, afariarekin, taberna zabalarekin, ezkontzako dantzarekin eta dantzarako zuzeneko taldearekin, 20.000 $ baino gehiagoko kostua ez duen datarekin.

1. Baliabide erabilgarriak zehaztea: jendeak, ekipoak eta diruak zure eskura edukiko dituzula proiektuaren helburuak lortzeko? Proiektuen kudeatzaile gisa, baliabide hauen zuzeneko kontrolik ez baduzu, matrizearen kudeaketa bidez kudeatu beharko dituzu.
2. Denbora-lerroa ulertu: proiektua osatu behar denean? Zure proiektu-plana garatzen duzun bitartean, malgutasuna izango duzu proiektuan zehar nola erabiltzen duzun, baina epeak normalean konponduko dira, ezkontza harrera kasuan bezala. Orduko orduak ordutegiari aurre egiteko erabakitzen badituzu, zure aurrekontuaren murrizketen aurka jarri beharko duzu.
3. Egokitu zure proiektuaren taldea: lortu zure taldeko jendea elkarrekin eta elkarrizketa bat abiarazi. Adituen teknikariak dira. Horregatik, ikuskatzaile funtzionalak proiektuari esleitu zizkion. Zure lana taldea kudeatzea da.
4. Lanaren xehetasuna, 1. zatia: Zein dira proiektu osatzeko sortu behar diren piezak edo osagai nagusiak? Adibidez, ezkontza harrera maila altua behar da: harrera-gela, janaria, edaria, pastela, gonbidatuak eta entretenimendua. Jakina, elementu handiago horietako bakoitza elementu osagarri askotan banatu daiteke. Hurrengo pausoa da.
5. Lanaren xehetasuna, 2. zatia: gure ezkontza-harrera aurreko adibidean, ziurrenik osagai desberdinen arduradun edo talde bat izango duzu. Zure taldeko kideekin lan egiteko elementu nagusiak lortzeko beharrezkoak diren xehetasunak argitzeko. Elikagai arduradunek aukerak ulertu behar dituzte, kostuak murriztu eta esparrua lortzen laguntzeko aukeraketak egin . Urrats bakoitzeko urrats txikiagoen zerrenda. Zenbat maila sakonago eta sakonago zehazten dituzun urratsak zure proiektuaren tamaina eta konplexutasunaren araberakoak dira.

1. Aurretiazko plan bat garatu: urrats guztiak plan bat biltzea. Horretarako modu egokian lehen mailako taulak erabiltzen dira elementuek beste elementu batzuek baino lehenago identifikatzeko. Proiektuen kudeaketa praktiko formalak sare diagrama deitzen dien garapena eskatzen dute eta bide kritikoa identifikatu. Zure beharrak edo jakintza mailatik haratago joatea ezinbestekoa da, ordena egokian jarduerak jarraitzea eta jarduerak baliabideak esleitzea. Galdera egiteko galderak: Zer gertatzen da lehenik? Zer da hurrengo urratsa? Zein urrats egin daitezke aldi berean baliabide ezberdinekin? Nork urrats bakoitza egingo du? Zenbat denbora iraungo du? Software librea eskaintzen duten hainbat software pakete daude, zuretzat xehetasun hau automatizatzeko. Galdetu besteei antzeko jarrerak zer erabiltzen duten.
2. Sortu zure oinarrizko plana: Eskuratu zure aurreproiektuari buruzko iritzia zure taldetik eta beste edozein interesdunetatik. Egokitu zure ordutegiak eta laneko ordutegiak proiekturako denbora erabilgarri bihurtzeko. Aurretik planifikatzeko behar diren doikuntzak egitea oinarrizko plan bat sortzeko.

1. Eskatu proiektuen doikuntzak: Proiektu bati esleitutako ia denbora, dirua edo talentua ez da ia inoiz. Zure lana jendeak espero baino jende gutxiago duten baliabide mugatuekin egitea da. Hala eta guztiz ere, sarritan besterik ez dira errealista proiektu batean jartzen diren mugak. Zure kasuan egin eta zure nagusiari aurkeztu behar diozu eta muga erreal horiek eskatu behar dituzu. Galdetu aldaketak proiektuaren hasieran. Ez zaitez itxaron behar dituzun aldaketak eskatzeko arte. Hala ere, zure proiektuak ezkontzen badu, ez duzu espero aldaketak esanguratsuak izan direnik.
2. Lan egin ezazu zure plana, baina ez ezazu hiltzen . Plana garrantzitsua da, baina plana aldatu egin daiteke. Goizero lan egiteko gidatzeko plan bat duzu. Gurutzaketa istripu batek blokeatuta badago, zure plan aldatu eta beste modu batera joan. Egin gauza bera zure proiektuaren planekin. Aldatu behar diren neurrian, baina kontuan izan beti esparrua eta baliabideak.
3. Zure taldearen aurrerapenaren jarraipena: Proiektuaren hasieratik aurrerapen gutxi egingo duzu, baina hala ere, edonork egiten ari denaren jarraipena egingo du. Horrek arazoak sor ditzake arazoei aurre egin aurretik.
4. Dokumentua guztia: gorde erregistroak. Zure oinarrizko plana aldatzen duzun bakoitzean, idatzi zer aldaketa izan zen eta zergatik beharrezkoa zen. Beharrezko baldintza berriak proiektuari gehitzen zaizkion bakoitzean idatzi zein baldintza izan zen eta nola denbora-lerroa edo aurrekontua egokitu egin zen. Ezin duzu oroitzapenik egin, beraz idatzi itzazu proiektuaren berrikuspenaren amaieran begiratu eta haiengandik ikasi.
5. Mantendu Pertsona orok informatua: Jarrai ezazu proiektuaren interesak aurrerapenez informatuta. Jakinarazi zure arrakastaren berri mugarri bakoitza osatzeko, baina baita arazoei ere jakinarazten zaizkienean. Era berean, mantendu zure taldeak informatuta. Aldaketak kontuan hartzen badira, esan itzazu talde horiei buruz ahalik eta aurrerantz. Ziurtatu taldeko guztiek besteek zer egiten duten jakitea.

Beheko lerroa

Ez duzu proiektu-kudeatzaile formalik proiektu ekimen bat burutzeko. Hala eta guztiz ere, proiektuak kudeatzeko tresnak eta logika aplikatu behar zaizkizu zure helburuak argitzeko, lanaren xehetasunak, talde bat eraikitzea eta lana exekutatzea eta jarraitzea. Arrakasta onena!