Negozioetarako idazketa asko ahulak, gaizki idatziak, desorganizatuak, jargonak eta ez osatuak daude.
Sarritan luzeegia edo oso laburra da. Atributu horiek guztiak enpresa-idatzizko eraginkortasuna laguntzen dute.
Salmenta proposamen bat idazten duzun ala ez , zure boss posta elektronikoa edo software paketearen instrukzio-eskuliburua badira zenbait urrats jarraitu behar dituzu eraginkorrak izateko. Bost urrats hauek jarraitu:
- Antolatu zure materiala
- Demagun zure audientzia
- Idatzi zure pentsamenduak
- Zure materiala egiaztatzea
- Editatu zure materiala
Antolakuntza giltza da
Zure materiala antolatzen ez baduzu, ez da ongi ibiliko eta ez du zentzurik. Idazketa erraza edo konplexua da. Langileen bilera bat iragarri duen mezu elektroniko bat idaztean, zure pentsamenduak biltzea bezain sinplea da. Bestalde, baliteke amaierako materialaren aurreikuspen konplexu bat garatzea, lurrean hautsi den farmaziako epaiketa baten emaitza idatziz gero. Zereginik gabe, antolakuntza maila egokirik gabe (nahiz eta zure pentsamenduak antolatu), agian ez duzu behar duzun guztia edota gai garrantzitsuenak nabarmenduko.
Erabakiak edo foku okerrak zure negozioa idatziz garbiagoa izango da.
Ezagutu zure audientzia
Idazten hasten zarenean, pentsatu zure entzuleei buruz. Adibidez, zure konpainiaren 401 (k) programa berriari buruzko aurkezpen bat zure CFO eta langileei emandako esamolde berdina izan daiteke, baina zuk sartzen zaren xehetasun maila aldatu egingo da.
Tonua ere kontuan hartu behar duzu. Zure taldearentzako mezu elektroniko azkar bat, konpainiako picknick enpresariei gogorarazteko, ez daukazu zure enpresaren urteko txostenari buruzko zure mezularitzako tonu bera.
Era berean, gogoratu zure audientzian modu eraginkorrean komunikatuko duzula zer esan nahi duzun esatea baino .
Idazketa ona buruz hitz
Idazle onak idazketa estilo desberdinak dituzte. Zenbaitek nahiago dute dena idaztea eta, ondoren, atzera egitea eta editatzea. Beste batzuek nahiago dute edonon editatzea. Batzuetan, euren gustoko estiloa aldatu egiten da idazten ari denaren arabera.
Idazten duzunean (edo editatzen duzunean) luzera jakitun izan. Hitz egokiak erabili behar dituzu zure esanahiak argia izan dadin, baina alferrikako hitzak ez erabili alferra izan dadin. Negozioaren idazkiak argia eta zehatza izan behar du, ez aditzik eta florik. Gogoratu, inork ez du negoziorik behar baino gehiago irakurri.
Bestalde, ez egin pieza laburregia. Idatzi beharra dago nahikoa zure esanahia argi eta garbi ulertzen ez dela. Imajinatu biltegi bateko ekipo bat "erabilia baina ona" izan zela. Ezinezkoa litzateke ekipamendua ekipamendu asko erabili izan balitz, edo ekipamendua ez zen berria baina oraindik ere funtzionala.
Hitz gehigarri batzuk esanahiak argi eta garbi azalduko lituzke. Gainera, jargon edo laburdura ez erabiltzea saihesten du irakurle desberdinei gauzak desberdinak direla esateko. Idazketa estiloari dagokionez, idazle guztiek idazkera guztiak zuzendu eta editatu behar dituzte, baita mezu elektronikoak ere.
Proba eta Editatu
Zure idazketa-estiloa kontuan hartu gabe, idazle guztiek idazkera zuzenak eta mezu guztiak editatu eta editatu behar dituzte. Idaztean amaitutakoan, zuzendu zure lana. Beharbada aldatu beharko duzu. Egiaztapena berriro idatzi duzuna irakurri duzue, buruan hitz guztiak behar bezala egin dituztela paperaren gainean. Gure burmuinak gure behatzak baino azkarrago funtzionatzen duelako, hitz batzuk baztertu ditzakezu, utzi amaiera bat edo homonimia okerra (adibidez, "han" ordez). Azterketa zuzenak akats horiek harrapatzen ditu. Jakina, lerro bakarreko posta elektronikoa zuzentzea erraza da eta idatziz idaztea besterik ez da.
Hala ere, eskuliburuaren eskuliburu bat idazten ari bazara, zure zuzenketak zailagoa eta luzeagoa izango da.
Zure materiala zuzendu ondoren, editatu behar da. Batzuetan zuzentzea eta editatzea aldi berean egin daitezke, baina sekuentzialki egiten direnean eraginkorragoak dira.
Editatzen duzun arrazoia materialak soinuak (eta irakurri) hobeto moldatzeko idatzitakoa konpondu edo aldatzea da. Negozioetarako idatziz, akatsak konpondu eta testu ahalik eta argiena eta zehatza izan dadin.
Ez zara eleberri bat idazten
Negozioetarako idazten ari zarenean ez zara hurrengo "eleberri amerikar handirik" idazten. Zure idazketa behar bezain deskribatzailea izan behar da, baina ez duzu hitz bizidunen irudiak margotu hitz handiak eta hitzaren irudi handiak erabiliz. Esan nahi baduzu "beirazko etxeak", ez idatzi "etxeko bizkarroiak", idatzi "beirazko etxeak".