Mantendu proiektua aurrera joateko
Era berean, erabili ditzakezun aldaketa-kudeaketako zenbait tresna aztertuko ditugu, eta proiektuen kudeaketaren kudeaketa nola sartuko den.
Prozesu edo tresna batzuei buruz hitz egin aurretik, aurreikuspenak aldatu egin nahi ditut.
Onartu aldaketak gertatu
Aldaketak proiektuaren kudeaketa zikloaren edozein unetan gerta daitezke.
Malgutasun gutxiago duten proiektuetan aldaketa kudeatzeko modurik errazena gertatuko den eta haren asmoa ezagutzea da.
Aldaketak aurre egiteko leku estrategikoak izatea norberaren borondatea desberdina izango den modurik bizkorrena da.
Aldaketaren kudeaketa prozesu definitu eta egituratu bat hasteko leku onena da. Zure zeregina da zer gertatuko den, norbaitek proiektua proiektuaren porrota saihesteko modu desberdina egin behar duela aurreikusitakoaren arabera.
Aldaketaren Kudeaketa Prozesua
Aldaketaren kudeaketa prozesua honela gertatzen da:
- Aldaketari buruzko informazioa jaso
- Ebaluatu aldaketak zenbat lan egingo duen plangintza barne
- Prestatu gomendio bat aurrera egitea merezi duen ala ez.
- Ondoren, proiektuaren babeslearen erabakia hartuko duzu aldaketarekin batera edo ez.
Begiratu urrats horietako bakoitzean aldi berean.
Aldatu buruzko informazioa jaso
Proiektua aldatzeko eskaera bat jasoko duzu. Informazio hori ehunka modu desberdinetan jaso dezakezu: bileran, posta elektronikoan, telefonoan, korridorean arratsaldean bulegotik irteten zarenean. Egokiena, aldaketa eskaera inprimakiaren inguruko informazioa jasoko duzu, baina jakin behar duzu benetako bizitzan interesatutako eragile garrantzitsuek uste dut paper mota hau osatzea proiektuaren zuzendari lana dela. Eta zure enpresan, baliteke.
Erabil ezazu zure proiektuaren aldaketa eskaeraren txantiloia (minutu batez beste), eskaera xehetasun guztiak ateratzeko, hala ere informalean zurekin iritsiko zara. Ondoren, exekutatu inprimakia iniciador iragana, beraz, badakiela zein den zehatz-mehatz zer den.
Gogoan izan aldaketak lanean aritzea. Ez beti suposatzen aldaketak lanean sartu behar direla. Prozesua bera da, proiektuaren esparrua handitzen edo gutxitzen ari den edozein izanik ere.
Aldaketaren Ebaluazioa egitea
Begiratu aldaketa eskaera zehatz-mehatz. Eragina ebaluatuko duzu hemen:
- Ordutegiak
- Dokumentazio
- Egindako lanak eta egin beharreko lana
- Aurrekontua
- Kalitate neurriak
- esparrua
- Baliabideen erabilgarritasuna.
Adibidez, software aldaketa 5 egunetan kalkulatu ahal izango da.
Horrek ez du 5 ordutegiarik gehitu nahi, beste zeregin bat bultzaka baita eta funtsezko baliabidea oporretan dagoen denbora batean mugituko delako. Zeregin hori ere mugitu beharra dago, beraz, aldaketa hori, oro har, 8 ordutan gehituko litzateke. $ 5k kostatuko litzaizkioke, eta 8 egun osagarriak beste hornitzaile batekin hornitzen duen beste kontratu batetara bultzatzen gaitu, beraz, kostuak ere kontuan hartu behar dira. Kalitatea berdina da baina aldaketa esparrua aldaketa berrian sartzeko. Dokumentazio garrantzitsu guztiek eguneratu egin beharko lukete, dagoeneko martxan dauden proiektuaren planak eta prestakuntza eskuliburuak barne.
Ikus dezakezunez, 5 eguneko aldaketa sinple bat oso zabalduta dago. Garrantzitsua da hori guztia jakitea aldaketak egin nahi dituzun ala ez erabaki aurretik, irudi osoa izatea emaitza aldatzeko.
Gomendio bat prestatu eta aurkeztu
Orain badakizun aldaketak eragin handia izango duela gomendio bat egin ahal izango duzu.
Zenbait kasutan, ez da izango, hautemandako prestazioa kostua baino txikiagoa izango delako. Beste kasuetan, lan osagarria egiteko kostua konpentsatzeko nahikoa izango da. Beste kasu batzuetan, aldaketak kostuari eragin negatiboa izango dio, baina ez da horri buruz ezer egin ahal izango, arauketa edo betetze-gai bat delako, edo barneko beste arrazoi bat delako antolakuntza-egitura bat bezala.
Erabakia hartu
Zure baimen-muga barruan dauden aldaketa txikiak egiteko, aldaketa aldatu edo ez zuk zeuk erabakiko duzu (taldean sartzeko eskubidea). Handik gutxira, proiektuaren babeslea edo proiektuaren taula onartu behar da.
Gogoan izan atzera joan eta norbaitek bere aldaketari uko egin badio. Zure proiektuko interes talde gogaikarriak saihestu nahi badituzu!
Aldatu kudeaketa tresnak
Aldaketa-kudeaketarako hainbat tresna daude, prozesu errazagoa eta arrazionalagoa egiteko. Gomendatuko nuke:
- Egiaztapen-zerrenda edo prozesu-mapa, jendea zure proiektuaren esparruan aldaketak sortzera zuzendu behar duenaren bidez.
- Txantiloi aldaketa eskaera inprimakia. Hau automatikoki lan-fluxu baten bidez linean egon liteke.
Ikus dezagun proiektuaren aldaketa eskaera hurrengo batean.
Proiektuaren aldaketa-eskaerara joaten dena
Proiektuaren aldaketa eskaera inprimakia honakoa izan beharko luke:
- Aldaketaren eskaera ("eskatzailea").
- Identifikatzaile bakarra, aldaketa-zenbaki bat bezala (hau zuk zeuk gehi dezakezu zeure burua geroago, eta ez da inolaz ere jendeak eskaera handitzen eta inprimakia erabiliz jakingo duena).
- Proposatutako aldaketaren deskribapena, ahal bezain xehetasun handiz kudeatu ahal izateko.
- Aldaketaren kategoria. Egokiena, atal hau berriro kopiatuko duzu koadroa markatzeko bakarrik. Arreta egokia edo barneko betearazpena (egia bada) erregulazio edo barneko betekizunekin bat datorren ala ez jakiteko leku egokia da. Hortaz, plangintza eta ebaluazio urratsak asko alda ditzakezu eta, besterik gabe, berarekin batera.
- Aldaketaren "zergatik". Zer da justifikazioa egiteko? Zergatik eskatzen du eskatzaileak?
- Aldaketaren eragina hainbat proiekturen elementu desberdinetara, denbora, kostua, kalitatea eta esparrua barne. Baliteke xehetasun guztiak ez izatea, haiekin lan egiteko aldaketa-ebaluazio urratsean blokeak betetzeko. Dute ahalik eta gehien egin beharko lukete. Une honetan bilatzen ari zaren gutxienekoak lehendik dauden proiektuen parametroak handitu, txikitu edo aldatu egingo direla baieztatzea da.
Aldaketa eskaeraren inprimakiaren behealdean, bete beharreko xehetasun batzuk izango dira aldaketak eztabaidatzen diren bitartean. Zure txantiloiak lekua ere izan behar du:
- Aldatu erabakia: Onartu, Ezetsi edo Ezarri
- Erabakia hartu duen pertsonaren izena (edo taldea) plus erabakia hartu zen data eta iruzkin osagarriak.
Eskaera egiten duen pertsonak ez du emaitza oraindik ezagutzen, inork ez du egingo, beraz, koadro horiek hutsik geratuko dira talde egokira iritsi arte, gomendioa eztabaidatzeko eta erabakiak hartzeko.
Aldaketak eta proiektuaren esparrua kudeatzea
Proiektuaren kudeaketa-eremua proiektuan zer dagoen kontrolatzen duen eta zer ez den kontrolatzeko modu nagusia da. Proiektuaren esparrurako aldaketa bat jasotzen duzunean, proiektuaren gaineko eraginari buruz pentsatu beharra dago. Aldaketak kudeatzeko prozesuak hau egiten lagunduko dizu eta testuinguruan ezartzeko, aldaketa kudeatzea eremuaren kudeaketaren zati txiki bat da.
Hemen esan beharra da nola Proiektuen Kudeaketa Ezagutzaren Kudeaketarako Gida (PMBOK® gida) - Bosgarren edizioan proiektuen kudeaketaren kudeaketa estaltzen du, ez baita pentsa daitekeen moduan. PMBOK® Gidak "Kontrol Arloa" izeneko prozesu bat dakar Project Scope Management atalean eta hasteko leku aproposa da. Hala ere, proiektuen aldaketa prozesuen kudeaketa modu integratuagoan kudeatu behar da, eta hori testuetan islatzen da. PMBOK® Gidako erabiltzaileei ere erreferentzia egin behar diete Integratutako Aldaketaren Kontrolerako Prozesuari, hau guztia nola lotzen den zehazten baitu.
PMP bat izateko helburuarekin, PMBOK® Gidak aldaketak nola kudeatzen dituen ulertu behar duzu. Hala eta guztiz ere, kontuan hartu behar da proiektuetan benetan erabiltzen dituzun aldaketa gestio-prozesuak integratu behar direla, erraz jarraitu eta praktikoak.
5 moduak zure taldeari laguntzeko prozesuaren bidez
Zure proiektu taldea zure proiektuaren arrakastarako kritikoa da, beraz, zure proiektuan aldaketak kudeatzen ari zarenean laguntzen dio.
Hona hemen 5 modutara proiektu aldaketak kudeatzeko prozesuari azkar helarazten lagunduko dizun modua.
1. Aldaketei buruz hitz egin. Jakin dezagun proiektuetan aldaketa hori normala dela eta espero dutela.
2. Partekatu prozesua. Goian, aldaketa-kudeaketa prozesuari buruz hitz egin dugu, baina hori ez da guztiz gertatzen. Zure taldeko kideek ez dakite zer egin eta zer espero dutela kontatu ezean. Sekzio bat sortu haiekin prozesua barneratzeko, eta hauei zer eginkizuna emango zaien jakiteko.
3. Egin ezazu erraza. Proiektu batek esparruan aldaketak egiten dituenean nahigabea izan daiteke. Ordutegia gaizki dago, aurrekontua desberdina izan daiteke, eskakizunak oso desberdinak dira. Taldeak aldaketak eragiten ditu, bereziki harrian ezarritako erabakia berreskuratzen dutenak (bai, horiek gertatuko dira). Egin prozesua ahalik eta errazena egiteko.
4. Laguntza izan. Lanerako modu berri bat ohera joaten da. Aurretik proiektuaren aldaketak modu informalean kudeatzen bazenuen (edo ez), prozesu formal baten aldaketek denbora pixka bat beharko lukete "hemen gauzak egiten ditugunean" '. Esaguzu zurekin ari zaren taldea zerbait iraganeko zerbait exekutatu nahi baduzu.
5. Ez izan beldurrik ez esateko. Aldaketa guztiak ez dira proposamen egokiak. Utzi zure taldeak jakin badakiela proiektuari dagokionez ez dela aldaketarik sentitzen, aldaketa eskatzailearekin elkarrizketan egoteko.
Eraginkortasuna modu eraginkorrean kudeatzen ez baduzu, zure proiektua derail dezakezu , kontuz. Informazio horrekin armaturik, proiektuaren aldaketak modu kontrolatuan aurre egiteko gai zara orain.