Executive Assistant Skills List eta Examples

by Alison Doyle

Berreskuratzeak, azaleko letrak eta elkarrizketak egiteko trebetasunak

Laguntzaile exekutiboak administratzaile laguntzaileak edo idazkariek antzekoak dira, beste norbaiten lana onartzen dutenean, normalean exekutiboa, bulegoko zereginak kudeatzea edo gainbegiratzea. Ezberdintasuna da laguntzaile exekutiboa goi-exekutiboko goi-zuzendaritzako kide izatea dela. Horrek esan nahi du gainontzeko bulegoetako langileak gainbegiratu eta prestatzea, eta konpainiaren arrakastaren ondorio dramatikoak izan ditzakeen zereginak aurrez aurre.

Enpresa askok zuzendaritza laguntzaile batzuek unibertsitateko irakaskuntza batzuk osatzea espero dutelakoan, gutxi eskatzen dute titulua. Lan esperientzia zabala garrantzi handiagoa du, urte askotan zuzendaritza edo administrazio laguntzaile gisa.

Zuzendari Laguntzaile Eragileak

Laguntzaile exekutiboen betebeharrak administratzaile laguntzaile gisa egiten dituzten eginkizun berak dira: telefono deiak egitea eta onartzea; gutunak, emailak eta gutunak bidaltzearen izenean; Bisitariak eta manipulazioa antolatzea. Baina gatekeeper gisa ere jarduten dute, exekutibora joateko eta exekutiboen informazioa jasotzen duten erabakiei buruz.

Sarritan ikerketa egiten dute eta enpresa-politikan eragina duten txostenak prestatzen dituzte. Ardura horiek esan nahi dute laguntzaile exekutiboak ondo ulertu behar dutela enplegatzaileen lana. Ondorioz, langile horiek ere exekuzioaren eta gainerako langileen arteko lankidetza izan daitezke.

Nola erabili trebetasunen zerrendak

Ziurtatu zure gutun-azalaren idazketa eta berrekiteko trebetasunak zure etorkizuneko enpresariak nahi dituen gaitasunak azpimarratzeko. Hurrengo zerrenda erabil dezakezu ideia horiek lortzeko, baina beti gogoratu lan deskribapenari arretaz irakurtzea, enpresek ez dutelako gauza bera exekutiboa den laguntzaile baten bila.

Era berean, egiaztatu lana eta trebetasun motaren arabera sailkatutako trebetasunak . Zure elkarrizketarako prestatzen ari zaren bitartean, zure etorkizuneko enplegatzaileek nahi duten trebetasun ezberdinak irudikatzen dituztela adierazten duten ordu zehatzen adibideak emateko asmoa dute.

Laguntzaile Exekutiboko Trebetasunen adibideak

Hurrengo zerrenda ez da zehatza, eta behar diren gaitasunak enpresa batetik bestera alda daitezke, edo bulego batetik bestera konpainia berean. Hala eta guztiz ere, garrantzitsuena eta eskuratu ondoren trebetasunak etorkizuneko exekutiboa laguntzaile bat izan behar du hemen.

Idatzizko eta ahozko komunikazio trebetasunak
Bazkide exekutiboen rola pentsatzeko modu bat da, hain zuzen ere, komunikazioko espezialista gisa. Lanaren esanguratsua enpresan zehar komunikatzeko eta koordinatzeko aukera dago, baita bezeroekin ere, negozio motaren arabera. Profesionala, argia, artikulatua eta zehatza izateko gaitasuna, bai ahoz zein idatziz, komunikazioko trebetasunen eskakizunen zerrenda jasotzen du.

Informatikako trebetasunak
Laguntzaile exekutiboek gaitasun sinplea baino gehiago behar dute hitza prozesatzeko eta kalkulu-orriko programekin. Beharrezko ordenagailuak diren trebetasunak ere posta elektronikoko sistemak, fitxategiak partekatzeko sistemak eta egutegiak konfiguratzeko eta mantentzeko gaitasuna ere badaude, baita estatistika-softwarea, argitaratzeko softwarea eta datu-baseak gaitasuna ere.

Norberaren teknologiarako laguntza teknikoa izatea beti da gehiegizkoa, batez ere laguntzaile exekutiboak sarritan software berria proposatzea inprimagailua konpontzen laguntzeko dena.

Gaitasun interpertsonalak
Pertsonarteko trebetasun sendoa ere bezeroekin elkarreragiteko beharra da, beste administrazioko langileak prestatzea eta CEOak eta goi-mailako zuzendariekin lan egitea. Laguntzaile exekutiboak sarritan sentikorra den enpresaren informazioa kudeatzen duenez, oso garrantzitsua da konfidentzialtasun egokia mantentzea, beti ere norberaren diskrezioa eta osotasuna iradokitzen duen modu berean. Labur esanda, konfiantza inspiratu beharra dago.

Denbora kudeaketa
Laguntzaile exekutibo batek bere denbora ondo kudeatzen du, baina baita buruzagiak ere. Horrek esan nahi du jende askoren beharrak eta eskakizunak modu antolatuan lan egitea eta ordutegi laburrean aldaketak egiteak egoera aldatzen duela.

Lanak oso ondo egon liteke, ordea, exekutiboak ordutegian egonaldiak egiteaz gain, arreta eskuratu gabe.

Ikerketa trebetasunak
Ikerketa trebetasun bera da, bilatzaile anitzetako ezagutza eta konpainiaren interes partikularraren arloan garrantzitsuak diren informazio baliabideak eskatzen dituena. Gaitasun horiek gabe, exekutiboen laguntzaile batek ezin izango ditu exekutiboak behar dituen txostenak prestatu.