Proiektuaren gobernantza: definizioa
"Gobernantza" proiektuen kudeaketa-terminoetan, zure erakundek zuzentzen eta kontrolatzen dituen proiektuak zuzentzen dituen politika, prozesuak, estandarrak, prozedurak eta jarraibideak aipatzen ditu.
Gobernuak burokraziaren edo sketchy eta 'argia' ugari eta "heavy" izan daiteke (kasu horretan seguruenik ez da eraginkorra).
Kudeatzaileek gobernantza maila egokia izan behar dute ingurumena eta kultura. Ziur zure gobernuaren politikak xede egokiak direla bermatzea, eraginkorrak direla bermatzeko.
Gobernua goialdean hasten da. Enpresaren batzordeak gobernu onaren ideiarekin konprometituta egon behar du eta behar bezala kudeatu behar diren proiektuak, zehaztutako jarraibideen arabera. Jarrera hori eta aurreikusitako estandarrak iragarriko dira Proiektu-batzorde eta proiektuen liderrei (eta programako taldeak, non dauden).
Zergatik Project Governance Matters
Zure proiektuaren babesle eta beste eragile garrantzitsuenek nahi dut proiektu aurrekontua modu zuzenean gastatzen dituzula jakitea. Zure proiektuaren aurrerapena modu eraginkorrean jarraitzen ari zarela eta proiektu arriskua behar bezala kudeatzeko urratsak eman nahi dituzula ikusi nahi dute.
Baina proiektuetan gobernu onaren arrazoia askoz ere urrunagoa da.
Gobernua bezeroek eskatzen dute, batez ere sektore publikoan.
Gobernuek eta erregulatzaileek zenbait proiektu (eta, kasu batzuetan, betearazteak) zenbait estandar galdetu (eta zenbait kasutan). Gobernantza ez da barneko arazo bakarra: araututako merkatuetan jarduten duten enpresa askok kanpoko legediaren orientazioa jarraitu behar dute, Sarbanes-Oxley bezalakoak. Proiektuaren gobernantza konpainiak eraginkortasunez eta zehaztutako gidalerroen eta araudiaren arabera zure negoziorako modu eraginkorrean frogatzeko gai den zati txiki bat osatzen du.
Proiektuaren gobernantza ere laguntzen dizu:
- Inbertsioaren itzulera hobetu eta inbertsio horiek modu eraginkorrean jarraitzea
- Irabazi erosketak proiektuetarako
- Saihesteko arrazoi komunak saihestu
- Komunikatu eraginkorrena
- Proiektu guztietan estandarizatzea aurkezten du, errendimendua errazago konparatzeko
- Arrisku txikitzea
- Ingurugiro egituratua duten pertsonen garapena eta motibazioa
Zer Proiektuaren Gobernantza Jotzen du?
Beraz, orain badakigu zein proiekturen gobernantza da, zer itxura du proiektu batean? Hona hemen proiektu inguruneko gobernantza erakusteko jarduera motak:
- Diziplina proiektuen kudeaketa-bizitza zikloa da, onartutako puntuetarako onartutakoak barne. Proiektuaren bideragarritasuna aztertzen duten puntuak dira eta lanarekin jarraitzeko edo ez erabakitzeko erabakia.
- Proiektuak argi eta garbi negozio-kasu bat dauka eta negozio-kasuak informazio nahikoa dute kudeaketa-taldeak erabakiak hartzeko.
- Erabaki horiek ondo dokumentatuta eta komunikatuta daude.
- Proiektuetan lan egiten duten pertsonak rolak eta erantzukizunak definitu dituzte.
- Ikaskuntza etengabearen kultura bat da, proiektuen taldeak etengabe hobetzeko eta errua libreki ingurune batean ikasitako ikasgaiak eztabaidatzeko.
- Proiektuak eta prozedurak daude proiektu-taldeak beren proiektua berrikusteko eta behar duten laguntza independentea eskatzeko.
- Parte-hartzaileek arduratzen dira eta prozesua fidatzen dute.
- Proiektu-taldeak indarrean dauden pertsona eta rol garrantzitsuenak sailkatuta daude.
Proiektuen gobernantza orokorrean antolakuntzako gobernuen egiturekin lotzen da. Proiektuaren gobernantzaren helburu nagusia proiektuak burutzen direla bermatzea dela uste baduzu, finantza-gobernuari lotzen zaionean, maila korporatiboan, arrisku korporatiboaren kudeaketan eta besteetan nola ikusten duzu.
Proiektuen gobernantza unean uneko antolakuntza-prozesuetara egokitu beharra dago. Beste era batera esanda, ez da finantzaketa-kudeaketa prozesu berririk sortu beste eremu batzuetan lan egiten duzunean. Erabili gaur egun dagoen eta pentsatu prozesu korporatiboak proiektu ingurunean erabiltzeko egokiak izateko.
5 Proiektuen Gobernantzarako Focus Arloak
Horretarako bilatzen hasten zarenean, proiektuaren gobernantza proiektuen kudeaketaren elementu guztien bidez banatzen dela konturatuko zara.
Hala eta guztiz ere, funtsezko ikuspegiak daude, gobernuak bereziki garrantzitsuak baitira.
- Metodologiak eta Prozesuak: lanak modu fidagarrian eta iraunkorrean entregatu ditzakezu.
- Ezagutzaren kudeaketa: hau ezinbestekoa da ikasitako ikasgaietan eta erakundearen proiektuen esperientziaz jabetzea bermatzen du. Jakintzaren kudeaketa funtsezkoa da hainbat aldiz akats bera egitea nahi baduzu.
- Proiektuen kudeaketa heldutasuna: zure antolakuntza-proiektuen kudeaketarako heldutasuna handitzen denean, arrakastaz entregatu ahal izango duzu.
- Goi Mailako Erosketa: proiektuaren gobernuaren konpromisoa goialdean hasten da. Kudeaketako laguntza izanez gero, negozioaren maila guztietan zehar joango da eta gobernuari hurbiltzea iraunkorragoak izango dira.
- Kultura solidarioa: laguntza kulturala, ez da errua, proiektuen kudeatzaileek ingurune egokia bermatuko dute. Kultura solidarioa, Proiektuen Kudeaketa Bulegoa edo Proiektu Zuzendariak zuzenduta, proiektuen kudeatzaileek proiektuaren helburuak eta helburuak lortzen lagunduko dute.
Zer egin behar da estandar korporatiboik ez badago?
Proiektuen kudeatzaile askok erakunde txikietan aurkitzen dituzte proiektuak proiektu kudeatzaileen kontzeptuan hartzen dituzten proiektuak abian jartzen eta proiektuen kudeaketan parte hartzen duten proiektuak abian jartzen.
Egoera horretan, eta ez da erakunde txikien esklusibarik, proiektuaren gobernantza eredua diseinatuko duzu hutsetik. Proiektuaren gobernu-ikuspegia ez bada apala hartu eta zure proiektura egokitzeko, zurea eraiki beharko duzu.
Hori ez da zaila, agian!
Hasi oinarrizko konfigurazioarekin:
- Sortu rolak eta erantzukizunak dokumentua
- Ziurtatu proiektu babesle bat duzula
- Ziurtatu Proiektu-batzordea edo zuzendaritza taldea duzula eta minutuak hartu eta banatzeko ohiko bilerak antolatu
- Arriskuen kudeaketa prozesua konfiguratzea
- Aldatu kudeaketa prozesu bat konfiguratzea
- Sortu puntuak proiektuaren ordutegian, proiektuaren bideragarritasuna negozioaren jatorrizko helburuen aurka egiaztatzen baduzu (fasearen fase bakoitzaren amaieran txeke horiek jartzeko leku naturala da).
Azken finean, proiektuaren arduradunaren erantzukizuna gobernu egokia dela bermatzea da, baina proiektuaren arduradunek eginkizun aktiboa ere izan dezakete.
Gobernua proiektuen kudeaketan lizentziadun irakasgaietako bat izan daiteke, baina garrantzitsuena da. Goi zuzendaritzako taldeek lan ona egiten ari zarela badakite eta proiektuaren garapena behar bezala bermatzen du. Halaber, zuzendariek beharrezkoak diren egiaztapen eta saldoak eskaintzen dituzte dirua modu egokian eta negozioaren kasuan lerrokatuta dagoela jakiteko.