Lantokiko bilera edo konferentzia baten idatzizko erregistroa mantentzea
Hona hemen erakusle batzuk fintasunarekin zeregina kudeatzeko. Ezagutu zer egin aurretik, zehar, eta bilera ondoren.
Bilera aurretik
- Aukeratu zure grabaketa tresna: lehenik eta behin egin behar duzun erabaki da nola hartuko dituzun oharrak. Eskola zaharra joan eta luma eta papera erabili edo teknologiarekin joango zara eta ordenagailu eramangarri bat, tableta edo telefono mugikorra erabiliko duzu. Begiratu zure nagusiarekin metodo jakin bat erabiltzea nahiago baduzu. Ez da posible baina posiblea da.
- Ziurtatu zure aukera tresna hori martxan dagoela eta babeskopia bat baduzu, zure jatorria huts egiten badu. Ordenagailu eramangarri bat eramaten baduzu, esate baterako, luma eta papera ere erabil ditzakezu. Ez duzu biltzea gelditu nahi ordenagailuan kraskatzen den zerbait idaztea bilatzen duzun bitartean.
- Irakurri bilera-agenda bilera hasi aurretik. Zure minutuko eskema bat formulatu ahal izango duzu. Utzi elementu bakoitzaren azpiko lekua eta idatzi oharrak. Horrela, zure lana pixka bat errazagoa izango da, bilera burutzen den pertsonaren agendara doa.
Biltzarrean zehar
- Bisitatu fitxa baten inguruan eta ziurtatu zeinu guztiek saioa hasi behar dute. Parte-hartzaile guztiek parte har dezaten bilera ofizialeko minutuetan.
- Ziurtatu nor den den. Horrela, nork hitz egiten duen eta informazioa behar bezala erregistratzeko gai izango zara.
- Kontuan hartu bilera hasten den ordua.
- Ez saiatu idazteko iruzkin bakarra. Ideia nagusiak bakarrik sartzeko ados dago. Kontuz ibili ez baztertzeko elementurik ez duzula onartzen. Zure sasoek ez dute eraginik izango. Gogoratu hau kontu ofiziala dela eta ez duzuna gertatu!
- Idatzi mugimendu guztiak, egin dituztenak, eta botoen emaitzak, baldin badira; ez duzu idatzi behar mugimendu bat segituan. Jakina, zure erakundearen arauak ezberdina izan daiteke, egiazta itzazu lehenik.
- Mugimenduak edo eztabaidak boto batzuei geratzen zaizkien hurrengo bilkura arte, oharra egin.
- Grabatu bilera amaitutako denbora.
Bilera egin ondoren
- Idatzi minutuak ahalik eta azkarren, bileraren ondoren, dena freskoa da zure kontuan. Zure oharrean akatsen bat aurkitzen baduzu edo galderarik baduzu, azkar argitu dezakezu beste parte hartzaile batzuekin hitz eginez.
- Minutuaren azken kopian, Erakundearen izena, batzordearen titulua, bilera mota (egunean, astero, hilero, urteko edo berezi) eta bere xedea sartzen dira.
- Eman ekaitzak hasi eta amaitu.
- Parte-hartzaileen zerrenda eta bilerari buruz egindako ohar bat eman. Hemen ere adierazi dezakezu minutuak hartu dituzula. Zure izena parte-hartzaileen zerrendan sartu eta zure izenaren ondoren parentesien artean, esan minutuak hartu dituzula. Bestela, dokumentuaren amaieran, "Hurrenez hurren bidalita" idazterakoan idatz dezakezu saioa, eta jarraian zure izena.
- Entregatu aurretik minutu batzuk berrikustea. Eska iezaiozu bertara bertara bertaratu direnei ere. Zuen ustez zerbait baztertu gabe utzi ahal izango duzu.
- Aurkeztu bilera egin duten pertsonari, bestela ez bada behintzat.