Erregistro garrantzitsuak azkar eta erraz aurkitzeko
Zure dokumentu garrantzitsuei buruz pentsatzen duzun une bakarra da behar duzunean. Eta, askotan, ezin dituzu aurkitu behar dituzunean, zure dokumentu garrantzitsuak gordetzeko eta / edo beharrezkoak diren azken aldiz gordetzeko sistemarik antolatu eta zentralizaturik ez duzulako, besterik ez duzu berriro itsasoan sartzen. Zure etxeko bulegoko paperak atzean jarri ordez.
Soinu ezaguna?
Zure etxean zehar zabaltzen dituzun dokumentu garrantzitsuekin, denbora eta energia asko galduko dituzu. Zenbait horietako galtzea ere arriskuan zaude. Baina urrats sinple batzuekin asteburu honetan zure paperezko dokumentu garrantzitsuak antolatu ditzakezu!
Bi tiradera aurkezten diren armairu txiki bat edo zintzilikatutako fitxategi kaxa eramangarria beharko duzu, kolore anitzeko fitxategiak zintzilikatzeko (6 kolore desberdinetakoak), manila hirugarren mozteko goi tabulazio karpetak eta suaren aurkako segurua (aukerakoa). Edo aglutinatzaile eta fitxen txertatze handiak eros ditzakezu. Behin zure ondasunak hemen jarraitzen dituzun urratsak jarraitzen dituzu zure tramiteak antolatzeko.
Urratsera: Bildu zure dokumentu guztiak
Dokumentu garrantzitsu guztiak antolatu aurretik, horiek kokatu behar dituzu. Batzuetan errazagoa da hau egitea baino.
Kontsultatu zure etxeko bulegoa tiraderetan eta zure mahaian edo mahai gainean pilatutako paperak. Begiratu zure sukaldeko oholak eta sukaldeko tiraderak eta saskiak apaintzeko paper pilak.
Begiratu zure logelarako jantziari eta gau-mahaiari (goizeko presarik gabe utzi eta haiei buruz ahaztu). Azkenean, baina ez gutxienez, begiratu zure poltsan edo maleta dokumentu garrantzitsu zarela istripuz oraindik ere eramaten inguruan (opps).
Bi urratsa: dokumentuak sailkatu
Dokumentu garrantzitsuena sei kategoria hauetako batetan sartzen da.
Ordenatu agiri guztiak agiri honetatik:
- Etxe eta ondasunen erregistroak - hipoteka, jabetza eskriturak, etxeko hobekuntza proiektuak eta ordainagiriak, tresnen eskuliburuak eta bermeak, higiezinen gaineko zerga informazioa, etxeko aseguruak eta eskuliburuak
- Erregistro automatikoak: tituluak, mantentze-erregistroak, aseguruak eta informazioa, mailegu-informazioa eta ordainketa-erregistroak
- Osasun-erregistroak: aseguru-poliza, osasun asegurua, eskuliburuak, osasun-prestazioen azalpena, medikuaren fakturak, errezeta-zerrendak, gastu arruntak, ordainagiri medikoak, mediku-zuzentarauak, bizitza-aseguruak.
- Finantza-erregistroak: banku-adierazpenak, zergak, kenkarien erregistroak, inbertsio-erregistroak, mailegu-erregistroak, kreditu-txartelen adierazpenak
- Elektronika erregistroak: telefono kontratu eta eskuliburuak; salmenten ordainagiriak eta bermeak ordenagailuak, ordenagailu eramangarriak eta iPads; kablea eta Internet planak eta fakturak; haririk gabeko bideratzaile salmenta-agiriak eta eskuliburua
- Erregistro pertsonalak: jaiotze-ziurtagiriak, ezkontza ziurtagiriak, dibortzio ziurtagiria, zaintza-dokumentuak, gizarte segurantzako informazioa, immunizazio-erregistroak, pasaporteak, zerbitzu-erregistro militarrak, bataio eta berrespen-erregistroak, testamentuak, hileta-planak eta ehorzketa gunea. Animaliak badituzu ere, dokumentu garrantzitsuak ere sar ditzakezu, esate baterako, albaitaritza eta txertoaren informazioa kategoria honetan.
Hiru urratsa: aurkitu zure funtsezko dokumentuak
Zure dokumentu garrantzitsuenen gehienak erregularki aurkezten den kabinete batean gorde daiteke edo zintzilikatutako fitxategi-kaxa eramangarria. Badira batzuk, hala ere, seguruenik biltegiratze seguru edo kanpoko biltegiratze batean gorde behar direla, esaterako, segurtasun-kutxa.
Dokumentu biziak dokumentuak oso zailak edo oso denbora asko behar dutenak izango lirateke. Informazio pertsonala sentikorra izan daiteke arriskuan jar daitezkeen haustura edo lapurreta gertatuz gero. Hala eta guztiz ere, zure etxean sua edo uholdeak suntsitu egin zen, beharrezko dokumentu hauek osorik mantendu nahi dituztela.
Jende gehienentzat, honako dokumentu hauek funtsezkoak izango lirateke: gizarte segurantzaren informazioa, jaiotze-ziurtagiriak, aseguru-agentziek kontaktu-informazioa, testamentuak, jabetza eskriturak, automobil-izenburuak, pasaportea eta zure sinadura jatorrizko kontratua edo hitzarmenarekin batera.
Egin zure segurtasunezko segurtasunean edo kanpoko biltegiratzeko aukera aktiboko dokumentu guztien zerrenda nagusia.
Lau urratsa: bikoiztu zure zorroa
Gehienek egunero kutxazainari informazio kritikoa egiten diote. Zure zorroan dagoen guztia ezagutzen al duzu? Zer egingo zenuke zure zorro galdu edo lapurtu bazen?
Egin kopiak gidariaren baimena, emaile txartela, osasun txartela (k), bazkidetza-txartelak, gimnasioa, supermerkatuak, fidagarritasuneko txartelak, biltegi klubak eta, garrantzitsuena, kreditu-txartelen eta zordunketa-txartelak (kopia aurrean eta atzealdean). Mantendu kopiak beste paper garrantzitsuekin:
Bost urratsa: fitxategi sistema sinple bat sortu
Fitxategi sistema sinpleagoa da, gehiago litekeena da koherentea erabiltzea. Hartu dokumentu garrantzitsuen kategoria bakoitza eta jarri zintzilikatutako fitxategi kolorea:
- Etxebizitza eta ondasunen erregistroak
- Auto erregistroak
- Osasun erregistroak
- Finantza erregistroak
- Elektronika erregistroak
- Erregistro pertsonalak
Gehitu zintzilikatutako fitxategien kopuru egokia zure fitxategi-sisteman, kategoria bakoitzeko dokumentu kopuruaren arabera.
Erabili manila karpetak eta kategoria bakoitzeko karpeta bakoitzeko karpeta bat sortu. Jarri karpetak koloretako zintzilikako fitxategien atalean.
Hiru eraztun-erantsi eta fitxen txertatzeak erosi badituzu, etiketatu fitxa goiko erregistro-izenekin, papera zulatu dokumentu guztiak eta antolatu. Paperezko papera zulatu behar ez bada, paper zuloak karpeta bat zulatu eta dokumentuak karpetan jarri.
Orain, tramiteak besterik ez badituzu zure ustez, une honetan askapen une bat izan daiteke. Dokumentu horiek guztiak eskaneatu ditzakezu, gorde disko gogorrean, eta, gero, guztia hautsi. Baina zure diskrezioa erabili ezazu paperak hobeto gorde ahala. Erabili zure epaiketa onena.
Etengabeko mantentzea
Orain zure paper garrantzitsua antolatu eta antolatu. Zure fakturak ordaintzerakoan hilabete bakoitzeko, aurkeztu dokumentazio berri bat zure fitxategi sistemako atal egokian. Aldi berean, sisteman kendu dituzun dokumentuak bilatu behar dituzu hilabeteetan oraindik ere artxibo-sistematik kanpo egotea. Berriro fitxategi horiek. Urtero, gutxienez bi aldiz, dokumentuak dokumentu-sisteman berrikusteko, garbitu ahal izateko. Ordutegi ona jarraitzeko urteko lehen urtea da eta ikasturte bakoitzaren amaieran.
Ahalegin apur batekin, epe luzerako onurak gordetzeko aukera ematen du zure paperezko dokumentu garrantzitsuenak antolatuz.
Elizabeth McGrory-k argitaratua.