9 erantzun erraz erantzuteko mezu elektroniko bat idazteko arauak
Gutako askok ez zuten ikasten mezu elektronikoak eskolan idaztea, baina posta elektronikoa idazten jakitea lantokian eskarmentu eskerga da. Hau bereziki egia da telekomunikazio lanpostuetan lan egiten dutenek (edo bilatzen dutenak). Etiketa protokoloaren ondoan , segur aski ez dago trebezia handirik lortzea eta lan-etxeko lana lortzeko.
Ongi idatzitako mezu elektronikoak hartzaileek mezuan ulertu eta jarduteko errazten dute. Lana bilatzeko, posta elektronikoa aurrez aurre edo aurpegiko aurpegiaren ordez ordezkatu daiteke, puntuazio egokiak eta mezu koherentea gakoa dira. Eta lanean, mezu elektroniko argiak nahasmena eta atzerapenak eragiten ditu. Jarraitu aholku hauek lankideei, bezeroei, bezero potentzialei, kontratatzeko arduradunei eta lagun nahiz familiako mezu elektroniko eraginkorrak idazteko.
01 Lehenik, Mezua eta hartzailea kontsideratu
Ondoren, kontuan hartu hartzailearen ikuspegia. Zer informazio egin behar du edo zure mezua ulertu behar du? Eman beharrezko (baina ez gehiegikeria) atzeko planoko informazioa. Era berean, hartzaile jakin honen inguruko protokolo egokia kontuan izan. Emoticonak eta laburdura, adibidez, OMG edo LOL, ez dira egokiak laneko aplikazioetarako eta negozioen posta elektronikorako.
02 Idatzi posta elektronikoaren gaia deskribatzea
Mezu elektroniko bat idazten duzunean, ez ezazu idatzi mezu hutsa "hi" edo "lan-at-home" bezalako gai-lerrotan edo utzi hutsik. Gaiaren inguruko mezu elektronikoak hartzaileen spam-kutxan bukatzeko aukera izango dute edo, besterik gabe, ez ikusi egingo zaie. Lan bat eskatuz gero, kokatu posizioaren izena gaiaren azpian. Posta elektronikoa lankide bati badagokio, mezuaren helburua laburbiltzen duen esaldi laburra egin. Deskribapen subjektiboa idazteko beste onura bat da zure sarrerako ontzian aurkituko duzula errazagoa izango dela geroago bilatzeko. "Galdera" bezalako helbide elektroniko bat duen zerbait ez da lagungarri izango.
03 Agurtu hartzailea behar bezala
Zure hartzailearen izena ezagutzen baduzu baina pertsonalki ez badakizu, agurtu izenburu bat erabiliz, adibidez. Querido Brunelli. (Erabili "andrea" emakumezkoen kasuan "Mr" edo "Miss" ala ez den zalantzan jartzen direnean.) Generoaren inguruko zalantzak badituzu, lehenengo eta azken abizenak erabili behar dituzu, hau da, Chris Smith maitea. Pertsona baten izenik ezagutzen ez baduzu, hasi posta elektronikoa agurrik gabe, edo agur sinple bat erabili, adib. Kaixo, agur, zuzendari maitea, eta abar.
Posta elektronikoa lankide bat edo beste norbaitek ezagutzen baduzu, erabili pertsona edo telefonoan erabiliko duzun izena.
04 Erabili Gramatika zuzena eta Puntuazioa
Oso garrantzitsua da gramatika zuzena posta elektronikoan erabiltzea. Kontzienteki edo inkontzienteki, irakurleak akats gramatikalen bidaltzaileak zigortzen ditu.
- Exekuzioaren esaldietan - Posta elektroniko bat idazten duzunean, ez itzazu epeak. Etxe txiki hori irakurleei esanahiak hartzeko denbora ematen die. Esaldi laburrak pauso txiki hauei buruzko informazio gehiago ematen dute. Esaldiak luzeak hautsi, nahiz eta teknikoki exekutatu ez diren esaldi batzuetan.
- Koma - Batzu gehiegi edo gehiegi nahasgarria izan daiteke. Ikasi koma zuzen erabili.
- Gaia-hitzezko adostasuna - Errore mota honekin ezarritako esaldiak bandalismo gorriak dira komunikazio-trebetasun onak dituzten hautagaiak bilatzen dituzten enpresaburuentzat. Iritzi subjektibo aditzaren arauak.
05 Egiaztatu ortografia eta kapitalizazioa
Erabili ortografia zuzentzailea, baina ez ezazu konfiguratu. Zuzentzaile ortografiko batek ez du "beraientzat" "" edo "han" "harrapatzeko" harrapatuko, eta errore mota honek ez du garrantzirik adierazten. Ez erabili testuinguruko laburdura, hala nola, "u", "you" edo "tho" for "though."
Erabili kapitalizazio zuzena. Jende gehienak esaldiaren eta izen onen jatorria kapitalizatzea dakar, baina askok mezu elektronikoetan huts egiten dute. Erakutsi ez duzula seguru bigarren frakzio gehigarririk hartzerik, sakatu tekla sakatzea. Bestalde, maiuskulak gehiegi irakurleak oztopatu dezake. Saihestu esamoldeak txapela guztietan (askotan pertsona garrasi gisa interpretatzen direnak) eta, era berean, esaldi baten edo izen propioen hasieran ez diren hitzen lehenengo letra-tipoa kapitalizatzea besterik ez da.
06 Erabili formatu sinplea posta elektronikoan
Gogoratu mezu elektroniko guztiek erakusten duten modu ezberdina. Pantailan guztiz lerrokatuta dagoen itxura ezin da beste norbaitek exekutatu. Hori dela eta, ez da oso formateatutako testu prozesatzeko dokumentua itsatsi, curriculum vitae edo gutun-azal bat bezala, mezu elektroniko batean. Testu arrunt formatuan idatzitako dokumentuak erabili.
Egin paragrafo laburrak. Epeak bezala, paragrafo-hausteak irakurlearen begiak atsedena ematen die. Norbaitek telefono mugikorreko mezu elektronikoak irakurtzen ditu paragrafo laburrekin. Baina kontuz ibili paragrafoei buruzko oinarrizko arauak oraindik ere jarraitu.
07 Be concise
Puntua hiltzen duten posta elektronikoko mezu elektronikoak deskubritu eta azkenean ahaztuta. Edo okerrago, gaizki ulertu ahal izango dira. Egin zure helburua argi eta garbi, hizkuntza zehatza erabiliz.
- Eliminar Wordiness - Write with verbs activos . "Jack bidali zidan inprimakiak" aditz aktibo bat erabiltzen du. "Jackek bidali zizkidan inprimakiak" pasiboa da. Forma pasiboa soilik hitz batzuk baino ez ditu erabiltzen, baina gehitzen da. Hori baino gehiago, irakurleak buruan ideiak berrantolatu behar ditu.
- Puntua itsatsi: estrainuzko informazioa edo ideiak gehitzeko tentazioa errespetatu. Gorde horietako beste mezu elektroniko bat.
- Erabili Bullet Points - Horrek aukera ematen die irakurleak arrasto bisualak erabiltzeko zer garrantzitsua den hartzeko. Baloiak nola bistaratuko diren zalantzan jartzen badituzu, erabili balak sortzeko asterisko edo marratxoak.
08 Posta elektronikoz bidali behar bezala
Zure posta elektronikoa sinadura estandar batera defini daitekeenean, ziurtatu bidalitako mezu elektroniko jakin bat egokia dela. Zure adierazpen politikoko sinadurak edo zure seme-alaben izenak eta adinak posta elektronikoaren bidez ematen dira, baina lanak sinadura gutxiago erabiltzen du. Zure lanpostuaren eta enpresaren arabera, zure posta elektronikoa aurrekontuaren bidez pertsonalizatu ahal izango duzu. Aukeratu zerbait ez-polemikoa. Lan bati buruz galdetzen bazara, erabili zure sinadura kontaktuen informazio egokia emateko komatxorik gabe edo pertsonalizazio gehigarririk gabe.
09 Berriz / Errepikatu bidali aurretik sakatu
Idatzi ortografia eta puntuazio erroreak egiaztatzeko bidali aurretik. Laneko aplikazio baten posta elektronikoko errore bat aurkitzen baduzu, zuzendu ezazu eta bidali berriz bidali berriro. Baina, halaber, edukia berridatzi. Zure posta elektronikoa luzea bada, pentsa ezazu modu zehatzagoan egiteko moduak. Eta zure posta elektronikoa polemikoa bada edo haserrea idatzi baduzu, sakatu gorde ez bidali. Itzuli ordu batzuetara edo egunera beranduago eta ikusi nahi baduzu bidali.
Mezu elektroniko bat bidali baino askoz ere gehiago izan daiteke, mezu elektronikoak bidaltzen badituzu eta mezu elektronikoak modu eraginkorrean antolatzen badituzu, denbora gutxiago egongo zara.