1. Adi ezazu zure ohiturak
Nahiz eta ahalik eta azkarren egiten ahalegintzen ari garen munduan, hurrengo zereginetara joateko, zure posta elektronikoaren ohitura onak erabili behar dituzu.
Ez ahaztu "mesedez" eta "eskerrik asko" esatea.
Ondo ezagutzen ez duzun jendeari zuzendurikoan edo haiekin harreman formal bakarra duten pertsonekin harremanetan jartzen badituzu, izenburua eta abizena zuzendu behar zaizkizu, bestela ez baduzu eskatu. Esate baterako, esan "Dear Mr White" edo "Dear Ms Grey". Mezu elektroniko bati erantzuten badiozu eta jatorrizko mezuaren bidaltzaileak bere izenarekin soilik sinatu du, ondoren modu seguruan ongi uka dezakezu.
2. Ikusi zure tonua
Tonua idazle moduan idazten duzun heinean, zure jarrerak mezu elektroniko batean adierazi ditzake. Nola jasotzen du eragina. Hartzaileak errespetuz, errespetuz eta modu hurbiletik hurbildu nahi du normalean. Ez duzu labur edo zorrotz entzuten nahi. Berriro zure mezua hainbat aldiz bidali aurretik sakatuz.
Norbaitekin komunikatu aurretik norbait idazten duzunean, zerbait atsegina esaten den bezala "ongi espero dut" esaten. Emojis-ek tonua errazagoa izan dadin, berriz, email profesionalean erabiltzea komeni da harreman estua duen norbaitekin idaztea.
Inoiz ez erabili etorkizuneko enplegatzaile bati idazten.
Posta elektronikoko posta elektronikoko mezu elektroniko egokia edo zati bat letra maiuskuletan idatzita dagoen mezu elektroniko ahula da beti. Oihukatzen ari zaren itxura emango dizu.
3. Be concise
Lanpetuta dagoen jendea ez da denbora bat edo joera, minutu bat baino gehiago pasatzeko norbanako email bat irakurtzen.
Hartzailea zure mezua azkar irakurtzea ahalbidetzea nahi baduzu eta oraindik ere ulertzen baduzu, laburra eduki behar duzu.
Ez utzi xehetasun egokiak, ordea. Ziurtatu zure mezuak argi eta garbi adierazi zure arrazoia lehenbailehen idazteko. Inork ez du denbora aurrezten, akatsik izanez gero, zehazten dituzun xehetasunak azaltzen saiatzen zaren bitartean.
4. Saiatu testuinguruko azentuak erabiltzea
Nahiz eta denbora aurreztu nahi baduzu, ez duzu zure posta elektronikoko mezu elektronikoak bidaltzeko erabiliko. Askoz hitz egiten baduzu, jende askok egiten duen bezala, zure lagunekin hitz egin ahal izateko ohiko taupaden bat erabil dezakezu. Adibidez, "u", "ur" eta "plz" erabil ditzakezu "zuk", "zure" eta "mesedez" ordez. Laburpen horiek ez dute negozioaren korrespondentzian lekua, hartzailea kasu harreman bat duzula duen norbait izan ezean.
5. Erabili helbide elektroniko profesionala
Uneko lanarekin lotutako mezuetarako, erabili beti zure enpresariak zure helbide elektronikoa. Hala ere, inoiz erabili beharko zenuke zure lanarekin loturarik gabeko mezuak bidaltzeko, adibidez, beste bat bilatzen ari bazara. Erabili posta kontu pertsonal bat ordez.
Zure kontu pertsonalik ez baduzu, adibidez, zerbitzura sartzen zarenean zure Interneteko zerbitzu-hornitzaileak, doako posta elektronikoko kontua eskuratu nahi baduzu.
Erabili Gmail edo beste zerbitzu bat profesionala soinuak dituen helbide bat konfiguratzeko. Ez erabili ezer ergel edo iradokitzailea. Zure lehen abizena eta abizena edo zure izen osoa egokia da.
6. Ez ahaztu Ortografia eta Gramatika kontua
Ezinbestekoa da zure posta elektronikoa zuzenean zuzentzea. Inoiz ez ahaztu hau urratsa kritikoa, ez dio axola zein lanpetuta zauden. Ortografia zuzena eta gramatika egokiak diren adingabeak dira. Hitz arruntei buruzko ortografia ondo gain, jende izenaren ortografia zuzendu nahi duzu, baita zure hartzailearen eta enpresaren izena ere.
Kontuz ibili ortografia zuzentzaileetan gehiegi fidatzea. Baliteke gaizki idatzitako hitzak gaizki idaztea. Esate baterako, zuzentzaile ortografikoak ez du "to" hitzik adierazi esaldia, "Galderak egin behar ditut", nahiz eta, testuinguru horretan, "bi" izan behar luke. Ziur ez dituzun ortografia zuzentzaileei esker doako hiztegi online bat erabiltzen ari zara Merriam-Webster bezalako hiztegi bat erabiliz.