Gobernu-erakundeek proiektuak garatzen dituzte, pertsonen lana gauzatzeko alderdi batzuk aldatu behar direlako. Proiektuen Kudeaketa Institutuaren arabera , proiektu bat "produktu, zerbitzu edo emaitza bakarra sortzeko diseinatutako aldi baterako taldea da". Proiektu batek erakundeak nola funtzionatzen duen aldatzen duenean, proiektuaren azken produktuak eguneroko lanean sartzen dira eta, ondorioz, hobetzeko erakundearen lana betiko.
Soinua oso erraza da, baina ez da. Aldaketa zaila da, eta proiektuak oso erraz korrika ditzakezu. Egunero proiektu baten aurrerapena eta arrakasta izan dezaketen erronkak sortzen ditu. Peril hau aurre egiteko, proiektuek funtsezko elementu batzuk behar dituzte. Honako elementu hauei esker, proiektu arrakastatsua da.
01 Konpromisoa proiektuaren babeslea
Proiektu babesle batek proiektuari lotutako lau erantzukizun nagusi ditu. Lehenik eta behin, babesleak proiektua defendatzen du. Bere burua proiektuko taldean animatzen du publikoki eta pribatuan. Bigarrenik, babesleak proiektuaren kudeatzailea onartzen du. Proiektuaren kudeatzaileak ezabatu behar dituenean, babesleari deitzen dio laguntza, babesleak antolakuntza-ahalmena baitu gauzak gauzatzeko. Hirugarrenik, babesleak baliabideak lerrokatzen ditu zuzenean edo goi-mailako beste pertsona batzuekin lanean baliabideak lortzeko. Babesleak proiektu bateko txapeldun sendo bat denean, babeslearen kideek seguruenik baliabide esanguratsuak ekartzen dituzte. Laugarren, babesleak erabakiak hartzeko errazten du. Proiektuaren taldea zurrupatzen denean, babesleak erabakia hartu dezakeen ala ez erabakiko du.
Babesleak komunikazio etengabeaz jakinarazten du proiektuaren kudeatzailearekin. Biek elkarlanean aritzen dira babesleak urratsak egin eta gero, babeslearen erantzukizunak proiektuaren kudeatzailean laguntzeko. Esate baterako, proiektuaren kudeatzaileak erakundeak finantzaketa sailarekin informazioa lortzeko arazoak izan ditzake. Proiektuaren babesleak egoeraren inguruko finantza-arduradunari hurbildu eta informazioa eskuratzeko zeregina lehentasunezko zereginetan lehentasuna da.
02 Garbitu helburuak eta esparrua
Proiektu batean lan egin aurretik edo planifikatu aurretik, proiektuaren babesleak proiektuaren helburuak eta esparrua artatu behar ditu. Helburuak proiektu hori gauzatzeko gauza handiak dira. Hartu softwarearen hobekuntza proiektua, adibidez. Giza baliabideen sailak nominak kudeatzeko negozio-software pertsonalizatu ezagun bat erabiltzen du. Erakundearen ikaskuntza kudeatzeko modulu bat gehitu nahi du. Proiektuaren helburuak hauek dira: ikaskuntza kudeatzeko softwarea enpresaren beharretara pertsonalizatzea eta lehendik dauden nomina sistemarekin integratzea.
Esparrua proiektuaren parametroak zehazten ditu. Software proiektuaren adibidea jarraituz; Proiektu honen esparrua ikaskuntza kudeatzeko sistema jarri eta nominak sistemarekin integratzeko mugatuta dago. Askotan, lagungarria da esparrutik kanpo dauden gauzak identifikatzea esparrutik zer den ulertzeko. Proiektu honetarako, beste moduluak gehitzea kanpoan dago. Kontabilitate sailak ezin du proiektuaren zuzendarira iritsi eta galdetu fakturazioa, kobratu beharreko kontuak edo kontuak ordaintzeko moduluak.
Proiektua zehaztu ondoren, modulu bat gehitzea aukera ematen du. Proiektu babesle onak eta proiektuen arduradunak babesten dute espazioan, eta oso errezelak dira proiektu erdiko esparrua gehitzeko. Proiektuaren esparrua areagotzeak denbora eta dirua bezalako baliabideen beharra handitzen du. Gainera, esparru osagarrian lanean arriskuan dauden laneko produktuen kalitatea jartzen du.
03 A Good Project Manager
Proiektuen kudeatzaileek, normalean, proiektuarekin batera mugitzen lagunduko dizkien ezaugarri hauek dituzte. Proiektuen kudeatzaileak planifikatzaileak dira. Lanaren sekuentziari buruz pentsatzen dute eta zer gertatuko den jakin behar dute taldearen zereginaren ondoren. Plan onak egiten dituzte, baina baita malgua izan eta plan batetik desegiteko ere. Proiektuen kudeatzaileak fidagarriak dira. Beste batzuekin egindako lanaren arabera arrakasta izanik, proiektuen kudeatzaileek behar adina asmo eta gaitasun fidatu behar dute. Fidagarritasuna bereziki garrantzitsua da proiektuaren kudeatzaile eta proiektuaren babeslearen artean. Proiektuen zuzendariak extroverted izan ohi dira, euren lan gehienak komunikatzen baititu.
Jendeak konpromisoei erantzuten die. Hemen adibide bat da. Proiektu-taldeko bazkideen arduradun batek proiektuaren kudeatzaileak esan zien taldeko kideak astean lau ordu eskaini zitzakeela proiektura. Talde horretako kideak bi astero biltzen ditu errenkadan eta lanak banatzeko egitura batean esleitutako eginkizunik ez du egin. Lehenengo bilera galdu ondoren, proiektuaren zuzendariak taldeko kidea ezagutu zuen eza eta galdutako epeak eztabaidatzeko. Taldeko kideak lehentasun gehiago eskatzen zuela esan zuen. Proiektuaren zuzendariak susmatzen zuen hori ez zela egia, beraz, bigarren bilera galdu ondoren, proiektuaren zuzendariak taldeko arduradunarekin bat egin zuen. Ikuskatzaileek esan zioten proiektuaren zuzendariak taldeko kideak portaera piztuko zuela ziurtatzea.
04 Parte hartze konprometituak
Proiektu batean parte-hartzaileek proiektu arrakastatsuan interesa duten pertsonak dira, baina ez dira proiektuko kideak. Proiektuaren kudeatzaileak edo proiektuko taldeko kideek ez dute proiektuan pentsatzen, baina erabakiak funtsezkoak dira eta proiektuaren helburuak lortzeko bidean aurrera egin nahi dute.
Parte-hartzaileek motibazio propioak dituzte proiektuen jarduerekin bat etor daitezen, baina proiektuaren arduraduna da proiektuaren helburuak norabidean aurrera egiteko moduetara bideratzea. Kasu askotan, hau egiteak sarrerarik gehiegi eta sarrerarik txikiena lortzen duen oreka delikatua dakar. Interesdunek ezin dute erabakia hartu. Proiektua moztuko litzateke eta borroka erabatekoa egingo du. Aitzitik, interesdunek ezin dute itxi, proiektu ia guztiak alderdi garrantzitsuak baitira.
05 Dedikatutako proiektuko kideen taldea
Proiektuen taldeko kideek proiektuaren lana burutzen dute. Askotan, proiektuaren taldeko kideak proiektu bati esleitzen zaizkio lan erregularrei dagokienez, eta proiektu horrek ekarri duen lan gehigarria konpentsatzeko beste lan bat murrizteko ez da esan nahi. Proiektuen arduradunek taldeko kideek gai horri buruz duten arduradunekin negoziatzen lagun dezakete, baina proiektuaren arduradunak ez du proiektuaren kanpo proiektuen arduradunen proiektuen gaineko kontrolik.
Taldeko kideak proiektuari eskainitako lana oso baliagarria da. Dedikazio gabe, epeak irristagaitza eta laneko produktuak ez dira kalitate onekoak. Dedikatutako taldeko kideak proiektuaren helburuak betetzeko motibatuta daude, aurrekontuan eta kalitatezko itxaropenekin.